Konfigurieren des Fax-Routing

Eine wichtige Funktion von Fax-Software für Netzwerke ist die Möglichkeit, ein eingehendes Fax an den richtigen Empfänger weiterzuleiten. Mit GFI FAXmaker stehen Ihnen hierfür mehrere Methoden zur Verfügung. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Generell ist DID-Routing (Direct Inward Dial) für größere Installationen zu bevorzugen. Für kleinere Installationen hingegen ist MSN- und Leitungs-Routing besser geeignet. In diesem Abschnitt werden alle Routing-Methoden, deren Vorteile und die technischen Anforderungen näher erläutert.

DID-Routing (ISDN)

Faxmitteilungen können per ISDN schneller, zuverlässiger und kosteneffizienter verschickt werden. Die digitale Übertragung per ISDN-Protokoll erlaubt die Einrichtung des Direct-in-Dial-Routing (DID).

Beim DID-Routing wird Kunden vom Telekommunikationsanbieter eine Reihe virtueller Nummern zugeteilt, dank derer einzelne Benutzer/Drucker/öffentliche Ordner auch ohne eine einzelne zugewiesene physische Faxleitung eine eigene Faxnummer erhalten. Falls Sie bereits ISDN besitzen, können Sie die über Ihre Telefonanlage verfügbaren Leitungen verwenden. Bei Annahme eines Faxanrufs leitet das ISDN-Protokoll die Nummer, unter der der Anruf eingeht, an GFI FAXmaker weiter.

Beantragen einer neuen ISDN-Leitung

Wenn Sie für GFI FAXmaker einen neuen Faxnummernbereich verwenden möchten, müssen Sie ihren Telekommunikationsanbieter mit der Installation eines neuen ISDN-Diensts beauftragen. Dabei müssen Sie angeben, dass die neuen Leitungen für den Versand von Faxen vorgesehen sind. Neben der Anzahl der gewünschten ISDN-Leitungen müssen Sie zudem den Nummernbereich festlegen, der zur Verfügung stehen soll. Daraufhin wird vom Telekommunikationsanbieter bei Ihnen vor Ort ein Port (oder z. B. ein NTBA-Anschluss, je nach Erfordernis) eingerichtet, über den die ISDN-Karte des Servers, auf dem GFI FAXmaker installiert ist, angebunden wird.

I Ein ISDN Basic Rate Interface (BRI) bietet 2 ISDN-Kanäle. Mit einer 4BRI ISDN-Karte stehen somit acht Faxleitungen zur Verfügung. Mit einer ISDN Primary Rate Interface (PRI) hingegen stehen 24/30 Leitungen zur Verfügung, je nach Installationsort.

Verwenden verfügbarer ISDN-Leitungen bei Einsatz einer Telefonanlage

Wenn Sie die Nummern eines bereits bestehenden Nummernbereichs für die Weiterleitung von Faxen an einzelne Anwender nutzen möchten, müssen die notwendigen Änderungen an der Telefonanlage durch Service-Techniker durchgeführt werden. Sie sorgen für die Erweiterung des ISDN S-Bus und konfigurieren einen Port der ISDN-Karte als „S-Bus-Gerät". Danach ist die Telefonanlage so zu programmieren, dass die DID-Nummern des festgelegten Faxnummernbereichs für das „S-Bus-Gerät" verfügbar sind. Hierfür muss Ihre Telefonanlage u. U. über zusätzliche freie Digitalanschlüsse oder eine Erweiterungskarte verfügen.

I Bitte erkundigen Sie sich beim Hersteller Ihrer Telefonanlage, ob diese für eine ISDN-basierte Faxlösung vorbereitet ist, bevor Sie ISDN-Hardware erwerben. Über die Brooktrout-Website stehen zudem Beispiele zur Verfügung, wie eine entsprechende Konfiguration auszusehen hat (KB-Artikel 1457).

Eine gesonderte ISDN-Leitung oder eine freie ISDN-Nebenstelle

Eine aktive ISDN CAPI 2.0 Karte, z. B. EICON Server BRI (ca. EUR 300,- bis EUR 500,-).

DID-Routing (analog/digital)

Falls ISDN nicht verfügbar ist, können Sie auch eine DID-Hauptverbindungsleitung von Ihrem Telekommunikationsanbieter erwerben. Diese ist entweder analog oder digital, je nach Anbieter. Ihnen wird dabei eine Reihe virtueller Nummern zugeteilt, über die einzelne Benutzer/Drucker/öffentliche Ordner ohne eine einzeln zugewiesene physische Faxleitung eine eigene Faxnummer erhalten.

Anfordern einer neuen DID-Hauptverbindungsleitung

Sie können auch eine neue DID-Hauptverbindungsleitung anfordern, die nur für GFI FAXmaker zur Verfügung stehen wird. Hierfür ist dann eine DID-Karte von Brooktrout erforderlich.

Verwenden zusätzlicher DID-Leitungen über die Telefonanlage

Falls Sie bereits eine DID-Hauptverbindungsleitung für Ihre Telefonanlage besitzen, können Sie die über Ihre Anlage verfügbaren Leitungen verwenden. Dabei ist die Anlage so zu konfigurieren, dass die DID-Nummer, über die der Faxanruf eingegangen ist, per DTMF-Ton an GFI FAXmaker „weitergeleitet" wird.

I DTMF-Töne (Dual Tone Multi Frequency) sind Töne, die beim Drücken einer Nummer auf Ihrem Telefon erzeugt werden. Jede Taste der Telefontastatur wird per DTMF mit zwei Tönen belegt. Beim Drücken einer Taste wird ein Tongemisch aus den in derselben Reihe und Spalte stehenden Frequenzen erzeugt, daher der Begriff „Dual Tone". Wenn Sie z. B. die Taste '5' drücken, werden die Töne 770 Hz und 1336 Hz generiert. Diese Töne werden von der Hardware erkannt und an GFI FAXmaker weitergeleitet.

Eine DID-Leitung mit einer unbegrenzten Anzahl von Nummern oder freien Nebenstellen in Ihrer Telefonanlage.

Bei Einsatz einer gesonderten DID-Hauptverbindungsleitung: Eine Brooktrout TR 114 oder TR 1034 DID-Karte (ca. EUR 2000,-)

Bei Verwendung von DID-Leitungen der Telefonanlage: Eine Brooktrout TR 114 oder TR 1034-Karte. Stellen Sie sicher, dass die Karte Ihre Telefonanlage unterstützt und Ihnen ein Service-Techniker bei der Konfigurierung behilflich ist. Bei weiteren Fragen hierzu setzen Sie sich bitte mit Brooktrout in Verbindung.

MSN-Routing (nur für ISDN)

Diese Methode ähnelt dem DID-Routing, aber an Stelle der fest zugeordneten DID-Nummern werden die verfügbaren MSN-Nummern genutzt (nur bei ISDN). Jeder ISDN-Leitung sind eine oder mehrere MSN-Nummern (normalerweise 9) zugeordnet. Wenn Ihre ISDN-Leitung 9 MSN-Nummern hat, können Sie auch 9 unterschiedliche Faxgegenstellen haben. Die Anzahl der für jede ISDN-Leitung zugewiesenen MSN-Nummern ist je nach Telekommunikationsanbieter verschieden. Die genaue Anzahl erfragen Sie bitte bei Ihrem Anbieter.

Eine gesonderte ISDN-Leitung mit freien MSN-Nummern.

Eine aktive ISDN CAPI 2.0 Karte, z. B. EICON Server BRI (ca. EUR 300,- bis EUR 500,-).

OCR-Routing

Mit Hilfe des OCR-Routing (Optical Character Recognition) lassen sich eingehende Faxe unter Berücksichtigung des darin enthaltenen Texts weiterleiten. Hierbei werden die empfangenen Seiten zunächst per OCR-Technologie in ein für die Weiterverarbeitung nutzbares Textformat konvertiert. Dieser Text wird dann nach dem Vor- oder Nachnamen des Empfängers und/oder konfigurierbaren Begriffen durchsucht. Der Fax-Server leitet abschließend die Nachricht an den Empfänger weiter, der mit Hilfe der Suchbegriffe gefunden werden konnte.

Separat herunterzuladendes OCR-Modul

OCR-Lizenz

Leitungs-Routing

Mit Leitungs-Routing können Sie einem Anwender eine physische Faxleitung zuweisen. Wenn in Ihrem Büro vor der Installation von GFI FAXmaker z. B. vier Faxgeräte in jeder Abteilung installiert waren, können Sie für diese vier Faxleitungen mit einem 4-Port-Faxgerät einsetzen, um die Faxe anhand der Nummer, unter der die Nachricht eingegangen ist, an die entsprechende Abteilung weiterzuleiten.

Zwei oder mehr physische Faxleitungen

Weiterleiten an einen Öffentlichen Ordner oder an einen einzelnen Anwender

Eingehende Faxe können auch an die Mailbox eines einzelnen Anwenders oder an einen Öffentlichen Ordner/eine gemeinsam genutzte Mailbox weitergeleitet werden. In diesem Fall werden Faxe von einer Einzelperson oder Gruppe manuell weitergeleitet.

CSID-Routing

Die Methode CSID-Routing (Caller Sender Identification) beruht auf der Fax-ID, die von Faxgeräten und -karten beim Senden eines Faxes angezeigt wird. Da sich die ID selten ändert, kann sie zur Identifizierung des Absenders und des entsprechenden Empfängers verwendet werden. CSID-Routing steht über den GFI FAXmaker Fax-Server aus Gründen der Abwärtskompatibilität weiterhin zur Verfügung. Die Verwendung dieser Methode wird jedoch nicht länger empfohlen.