Die Text-API

Bevor Sie die Text-API verwenden können, muss sie konfiguriert und aktiviert werden. So legen Sie die notwendigen Einstellungen fest:

1. Klicken Sie in der GFI FAXmaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Erweitert } Text-API, und wählen Sie Eigenschaften. Hierdurch wird das Dialogfeld für die Eigenschaften der Text-API geöffnet.

Screenshot 131 - Eigenschaften der Text-API

2. Wählen Sie die Option Ordner nach Text-Dateien durchsuchen aus, und geben Sie den Ordnernamen an, in dem alle per Fax zu verschickenden Dateien gespeichert werden.

3. Wählen Sie danach aus dem Listenfeld ein Deckblatt aus, in das der Text mit der gewünschten Formatierung eingefügt werden soll.

Automatisches Versenden einer Textdatei

1. Erstellen Sie eine Textdatei, die den Nachrichtentext enthält.

2. Fügen Sie vor dem Nachrichtentext eine Zeile ein, die mit zwei Doppelpunkten beginnt (::), und geben Sie danach die optionalen Angaben Vorname, Firma, Nachname, Abteilung und E-Mail-Adresse des Empfängers an. Als Pflichteingabe ist die Faxnummer anzugeben.

Um z. B. ein Fax an Joe Johnson in der Vertriebsabteilung bei GFI mit der E-Mail-Adresse sales@gfi.com und der Faxnummer 382419 zu senden, würde der Eintrag folgendermaßen aussehen:

::Joe, GFI, Johnson, Vertrieb, sales@gfi.com, 382419

Die Faxnummer kann in der Syntax an einer beliebigen Stelle platziert werden. Wenn nur die Faxnummer angegeben werden soll, ist folgende Notation erforderlich, Beispiel:

:: 382419

Die komplette Syntax für diese Zeile lautet:

::<Vorname>, <Firma>, <Name>, <Abteilung>, <E-Mail-Adresse>, <Faxnummer>

3. Sie können zusätzliche Sendeoptionen festlegen, indem Sie eine zweite Zeile hinzufügen, die ebenfalls mit zwei Doppelpunkten beginnt und gültige Sendeoptionen enthält (wie unter „Fax-Optionen" weiter unten beschrieben).

4. Speichern Sie die Textdatei in dem entsprechenden Verzeichnis. Sie muss die Dateiendung .txt tragen.

5. Der Fax-Server beginnt mit der Verarbeitung der Datei und ändert die Dateiendung in .tmp.

6. Wenn das Fax erfolgreich übertragen wurde, erhält die Faxdatei die Erweiterung *.ok. Ist die Übertragung des Faxes fehlgeschlagen, lautet die Erweiterung *.err. Dateien mit den Endungen *.OK und *.ERR lassen sich mit einem normalen Texteditor betrachten. Wenn Sie den Absender des Faxes angeben (siehe unten), erhält der Anwender auch einen Sendebericht.

Das Text-API-Deckblatt

Für die Formatierung von Textdateien wird als Vorlage eine HTML-Datei verwendet. So können Sie Ihr Firmenlogo und Anschriftendetails in der Textdatei einfügen. Standardmäßig verwendet die Textvorlage das vorgegebene globale Deckblatt, das in der Fax-Server-Konfiguration über den Reiter Deckblatt eingerichtet wird. Sie können aber das gewünschte Deckblatt ändern, indem Sie eine andere Deckblatt-Datei angeben, wie nachfolgend unter „Fax-Optionen" beschrieben.

Fax-Optionen

Wenn Sie ein Fax über die Text-API versenden, können Sie Sendeoptionen eingeben, z. B. eine hohe oder normale Auflösung, und den Zeitpunkt des Versands festlegen. Diese Optionen sind in der zweiten Zeile der Textdatei anzugeben, wobei auch hier zwei Doppelpunkte (::) vorangestellt werden müssen. (Die Empfänger des Faxes können diese Angaben im empfangenen Text jedoch nicht lesen). Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Festlegen eines Deckblatts

::C= Deckblattname oder ::Coverpage= Deckblattname

Beispiel: ::C=Deckblatt1

„Deckblattname" steht für den Namen Ihres Deckblatts. Wenn Sie kein Deckblatt senden möchten, dieses aber standardmäßig hinzugefügt wird, können Sie die Option einmalig außer Kraft setzen, indem Sie anstatt eines Deckblattnamens „none" (keines) angeben. Hierdurch sendet GFI FAXmaker kein Deckblatt.

I Vergessen Sie nicht, dass das Deckblatt zuerst auf dem Server abgelegt und eingerichtet werden muss.

Festlegen eines vorderen Deckblatts

::F=Name des vorderen Deckblatts oder ::frontcover=Name des vorderen Deckblatts

Beispiel: ::F=VorderesDeckblatt2

„Vorderes Deckblatt" steht für den Namen des vorderen Deckblatts.

I Vergessen Sie nicht, dass das Deckblatt zuerst auf dem Server abgelegt und eingerichtet werden muss.

Festlegen einer Fax-Kopfzeile

::fh=Faxkopfzeile oder :: faxheader=Faxkopfzeile

Beispiel: ::fh=John Doe oder ::faxheader=John Doe

Mithilfe dieser Option können Sie eine eigene Faxkopfzeile als Ergänzung der Standard-Faxkopfzeile am oberen Rand des Faxes festlegen.

Festlegen einer hohen oder normalen Auflösung

::H oder ::high, oder ::N oder ::normal

Beispiel: ::H

„H" steht für hohe Auflösung (200 * 200 dpi) und „N" für normale Auflösung (200 * 100 dpi).

Festlegen des Sendezeitpunkts für ein Fax

::JJJJ-MM-TT-hh:mm:ss

Beispiel: ::2005-04-21:16:05:00

Geben Sie das Jahr mit vier und die restlichen Daten mit zwei Stellen an. „MM" steht für Monat, „TT" für Tag, „hh" für Stunde, „mm" für Minute und „ss" für Sekunde. Wenn Sie einen einstelligen Wert (von „0" bis „9") angeben, stellen Sie bitte eine „0" voran, da die Angabe immer zweistellig erfolgen muss.

Alternativ können Sie folgende nachrangige Methode verwenden:

::hh:mm

Beispiel: ::23:15

„hh" bezeichnet die Stunde und „mm" die Minuten. Verwenden Sie diese Option, um ein Fax zu einem festgelegten Zeitpunkt zu versenden.

Festlegen einer Kostenstelle

::B=nnnn oder ::billingcode=nnnn

Beispiel: ::B=5

„nnnn" kann durch eine beliebige Nummer ersetzt werden. Diese Nummer wird in der Protokolldatei eingefügt und dient anschließend der Zuordnung einer Kostenstelle.

Angabe eines Betreffs

::S=Betreff oder ::subject=Betreff

Beispiel: ::S=Preisliste

Ersetzen Sie „Betreff" durch den Text, den GFI FAXmaker im Feld <Betreff> auf dem Deckblatt eintragen soll.

Festlegen der Priorität

::p=low/high/l/h oder priority= low/high/l/h

Beispiel: ::p=low

„P" steht für Priorität. Sie können die Werte low (niedrig), high (hoch) bzw. l oder h eingeben. Diese Option ist nützlich, wenn Sie ein großes Fax-Mailing bereits gestartet haben, aber dringend noch ein anderes Fax versenden möchten.

Angeben der gewünschten Faxleitung

::line=Leitungsnummer oder l=Leitungsnummer

Beispiel: ::line=1

GFI FAXmaker versucht, das Fax auf der angegebenen Leitung zu senden. Wenn die Leitung besetzt oder nicht verfügbar ist, wird eine andere Leitung benutzt.

Festlegen des Versands über eine Faxleitung

::dl=Leitungsnummer

Beispiel: ::dl=1

GFI FAXmaker sendet das Fax nur über die angegebene Leitung. Ist die Leitung besetzt, wird das Fax erst gesendet, wenn sie frei ist.

Alternativ können Sie folgende Methode verwenden:

::line= Leitungsnummer, demandline oder ::l= Leitungsnummer,dl

Beispiel: ::line=1,dl

Angabe des Absendernamens

::fr=Name oder ::from=Name

Beispiel: ::fr=John Smith

Ersetzen Sie „Name" mit dem Absendernamen. Dies ist nur erforderlich, wenn Sie die Text-API verwenden, da GFI FAXmaker in diesem Fall über keine Absenderangaben verfügt. Wird diese Option verwendet, setzt GFI FAXmaker den Absendernamen im Deckblatt ein und schickt einen Sendebericht an den Absender.

Anhängen einer Datei an ein Fax

::A=Dateiname

Beispiel: ::A=brochure.fax oder ::A=disclaimer.txt

„Dateiname" steht für den Namen des Fax-Anhangs. Sie können einem Fax gleich mehrere Anhänge hinzufügen, indem Sie, wie oben gezeigt, mehrere Attachment-Befehle angeben.

Hinweis: Zuerst wird im Verzeichnis coverpge auf dem Fax-Server nach dem Anhang gesucht, danach im Text-API-Verzeichnis.

Gleichzeitiges Verwenden mehrerer Optionen

Wenn Sie mehrere Optionen gleichzeitig in einer Nachricht verwenden, müssen Sie diese durch ein Komma getrennt in derselben Zeile eingeben.

Beispiel:

::c=Deckblatt1,23:15,B=5

In diesem Beispiel wird ein Fax mit 'Deckblatt1' um 23:15 Uhr versendet und die Kosten der Kostenstelle 5 zugeordnet.

Screenshot 132 - Send a fax using multiple options

I Beachten Sie bitte, dass Sie vor der Verwendung von Faxoptionen die zu verwendenden Anlagen und Deckblätter speichern müssen.

I GFI FAXmaker berücksichtigt keine Groß-/Kleinschreibung. Daher können Sie Ihren Text in Groß- oder Kleinbuchstaben eingeben.