Faxversand mit dem Nachrichtenformular von Microsoft Outlook

1. Drucken Sie direkt auf den GFI FAXmaker Druckertreiber (setzt voraus, dass Ihr Administrator festgelegt hat, dass hierdurch das Outlook-Formular für neue E-Mail-Mitteilungen geöffnet wird) oder erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht in MS Outlook.

2. Wenn Sie auf den GFI FAXmaker Druckertreiber drucken, wird Ihr Dokument an die neue E-Mail-Mitteilung angehängt. Der Text, den Sie in dieser E-Mail eingeben, erscheint auf dem in Ihrem Unternehmen verwendeten Standard-Faxdeckblatt. Sie können auch weitere MS Office-Dokumente und HTML- oder PDF-Dateien anhängen. Die eigentliche Nachricht kann im HTML-Format formatiert werden.

 Wenn Sie eine Datei anhängen möchten, die ein eingebettetes Objekt enthält, oder Schriften verwenden, die nicht zur Standardinstallation gehören, sollten Sie das Dokument lokal ausdrucken und nicht als Anhang hinzufügen, da dem Fax-Server ein Zugriff auf Ihre Schriftarten oder eingebetteten Objekte nicht möglich ist.

Screenshot 11 – Outlook-Formular zum Versand neuer Nachrichten mit Microsoft Word-Anhang

3. Geben Sie nun den/die Empfänger für das Fax ein: Klicken Sie im Outlook-Nachrichtenformular auf die Schaltfläche „An...“. Hierdurch wird die Outlook-Kontaktliste geöffnet. Wählen sie einen oder mehrere Empfänger aus. Stellen Sie bitte sicher, dass beim Empfänger im Feld „Fax geschäftlich“ ein Eintrag vorhanden ist. Nur in diesem Fall wird der Kontakt mit dem Namen und dem Zusatz „(Fax geschäftl.)“ erscheinen. Klicken Sie auf „An->„, um den Empfänger hinzuzufügen. Sie können auch mehrere Empfänger auswählen. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

Tipp: Angabe einer einmalig zu verwendenden Adresse per SMTP-Adressierung

Wenn Sie ein Fax an einen Empfänger senden, der nicht in Ihren Kontakten gespeichert ist und Sie ihn dort auch nicht eintragen möchten, können Sie die Faxnummer auch direkt in dem Feld 'An:' eingeben. Verwenden Sie hierfür folgendes Format: [fax:<Nummer>], z. B. [fax: 089345678].

4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Ihr Dokument wird von GFI FAXmaker verschickt. Kurze Zeit später werden Sie in Ihrem Posteingang einen Sendebericht erhalten, der Sie informiert, ob der Faxversand erfolgreich war und wie viele Seiten zu welcher Uhrzeit gefaxt wurden. Sollte der Faxversand fehlgeschlagen sein, gibt der Bericht Aufschluss über die Ursache.

Hinweis zum Feld „Firma“ in Deckblättern

Soll der Firmenname des Empfängers auf dem Deckblatt erscheinen, müssen Sie das Fax-Formular von GFI FAXmaker verwenden ODER einen Empfänger aus einer öffentlichen Kontaktliste auswählen, auf die der GFI FAXmaker Fax-Server zugreifen kann. Bei Verwendung von Microsoft Outlook wird der Firmenname des Empfängers nicht in der E-Mail aufgeführt. Für weitere Informationen hierzu setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator in Verbindung.