Verwalten von Adressbüchern

Sie haben in GFI FAXmaker die Möglichkeit, mehrere Adressbücher zu erstellen. Auf diese Weise können Empfängerdaten noch einfacher verwaltet werden.

Erstellen eines neuen Adressbuchs

So erstellen Sie ein neues Adressbuch:

1. Klicken Sie im GFI FAXmaker-Adressbuch auf „Optionen“ und wählen Sie „Neues Adressbuch“.

Erstellen eines neuen Adressbuchs

2. Im Dialogfenster „Neues Adressbuch“ geben Sie im Eingabefeld „Adressbuch-Name“ einen Dateinamen ein. Um anderen Benutzern Zugriff auf das Adressbuch zu ermöglichen, wählen Sie „globales Verzeichnis“.

Löschen eines Adressbuchs

So löschen Sie ein Adressbuch:

1. Wählen Sie das zu löschende Adressbuch aus der Liste der Adressbücher im GFI FAXmaker-Adressbuch aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ und wählen Sie „Adressbuch löschen“.

Export von Adressbüchern

Sie können die GFI FAXmaker-Adressbücher auch in eine ASCII-Datei exportieren.

1. Wählen Sie die Einträge aus, die Sie exportieren möchten. Wenn Sie mehr als einen Eintrag auswählen möchten, halten Sie die Shift-Taste gedrückt, während Sie die einzelnen Einträge mit der Maus anklicken.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ und wählen Sie „In ASCII Datei exportieren“.

3. Im Dialogfeld „In ASCII-Datei exportieren“ wählen Sie das Verzeichnis, in das die Daten exportiert werden sollen. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf „Speichern“.

Importieren von ASCII-Dateien

So importieren Sie Kontaktdaten aus anderen Anwendungen:

1. Im GFI FAXmaker-Adressbuchfenster wählen Sie das Adressbuch aus, in das Sie Daten importieren möchten.

Menü „Optionen“

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ und wählen Sie „Aus ASCII-Datei importieren“.

3. Im Dialogfeld „Import“ wählen Sie das Verzeichnis, in dem die zu importierende ASCII-Datei gespeichert ist. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf „Öffnen“. Warten Sie einige Sekunden, bis das Adressbuch die neuen Datensätze verarbeitet hat. Danach werden die importierten Datensätze im Hauptfenster des Adressbuches angezeigt.

 Die ASCII-Datei muss in jeder Zeile der Datei einen Datensatz aufweisen, wobei die Felder mit „„ eingefasst und durch ein Komma (,) getrennt sein müssen. Wenn ein Feld keine Daten enthält, müssen Sie dennoch die Anführungsstriche (““) und das Komma verwenden. Hierdurch wird das Feld als freibleibend gekennzeichnet.

Das Format sieht folgendermaßen aus:

“Vorname“,“Nachname“,“Firma“,“Abteilung“,“E-Mail“,“Faxnummer“,“Telefonnummer“