Versand eines Faxes

Faxversand aus einer Windows-Anwendung:

1. Erstellen Sie ein neues Windows-Dokument oder öffnen Sie ein bereits existierendes.

Screenshot 2 – Auswahl des GFI FAXmaker Druckertreibers

2. Drucken Sie Ihr Dokument auf den GFI FAXmaker Druckertreiber. Wählen Sie hierfür z. B. in Microsoft Word im Menü „Datei“ den Befehl „Drucken“. Wählen Sie im Dialogfenster „Drucken“ im Bereich „Drucker“ aus der Drop-Down-Liste „Name“ den Drucker „FAXmaker“ aus. Klicken Sie auf „OK“.

Wenn Sie ausgewählt haben, dass nach dem Drucken auf den GFI FAXmaker Druckertreiber das MS Outlook-Formular für neue E-Mail-Mitteilungen geöffnet werden soll, gehen Sie bitte für alle weiteren Schritte zum Kapitel „Fax-Versand mit dem Nachrichtenformular von Microsoft Outlook“.

Screenshot 3 – GFI FAXmaker Fax-Formular

3. Das GFI FAXmaker Fax-Formular wird geöffnet, und Ihr Dokument ist bereits als Faxdatei angehängt. Wenn Sie dem Fax ein Deckblatt voranstellen möchten, können Sie in diesem Formular den Deckblatt-Text eingeben. Über das Menü können Sie mit dem Befehl zum Einfügen von Anhängen (oder per Strg+T) auch weitere MS Office-Dokumente anhängen.

Hinweis: Wenn Sie Dateien anhängen, die keine GFI FAXmaker Faxdateien sind, stellen Sie bitte sicher, dass alle Schriftarten und Objekte, die in Ihrem Dokument verwendet werden, auch für den Fax-Server verfügbar sind.

4. Geben Sie nun den/die Empfänger für das Fax ein: Klicken Sie auf die Schaltfläche „An...“. Hierdurch wird die Outlook-Kontaktliste geöffnet. Wählen sie einen oder mehrere Empfänger aus. Stellen Sie bitte sicher, dass beim Empfänger im Feld „Fax geschäftlich“ ein Eintrag vorhanden ist. Nur in diesem Fall wird der Kontakt mit dem Namen und dem Zusatz „(Fax geschäftl.)“ erscheinen. Klicken Sie auf „An->„, um den Empfänger hinzuzufügen. Sie können auch mehrere Empfänger auswählen. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie ein Fax an einen Empfänger senden, der nicht in Ihrer Kontaktliste gespeichert ist und Sie ihn dort auch nicht eintragen möchten, können Sie die Faxnummer auch direkt im Feld „An:' eingeben.

Screenshot 4 – Auswahl eines Fax-Empfängers

Bei Verwendung des Adressbuchs von GFI FAXmaker

Klicken Sie auf „An:“ , um das Adressbuch von GFI FAXmaker zu öffnen. Hier können Sie nun einen Empfänger für Ihr Fax auswählen. Wenn Sie einen neuen Faxkontakt hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Hinzufügen“. Es erscheint nun das Dialogfenster „Eintrag bearbeiten“, wo Sie den neuen Kontakt eingeben können. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie einen Empfänger für Ihr Fax ausgewählt haben. Der Faxempfänger wird hinzugefügt.

5. Nachdem Sie die Empfängerdaten eingegeben haben, können Sie weitere Fax-Optionen festlegen. Die Eingabemaske für Fax-Optionen finden Sie unter dem Menüpunkt „Fax“ > „Optionen“, über das Symbol „Optionen“ in der Werkzeugleiste oder per Tastenkombination STRG+O. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Screenshot 5 – Formatoptionen

Formatoptionen

Auflösung – Wählen Sie hier, mit welcher Auflösung Sie das Fax senden möchten.

Deckblatt senden – Hiermit können Sie wählen, ob dem Fax ein Deckblatt vorangestellt werden soll.

Deckblatt-Name – Wenn Sie ein anderes Deckblatt verwenden möchten als das Standard-Deckblatt, geben Sie hier bitte den Namen des zu verwendenden Deckblatts ein. Dieses Deckblatt muss zuvor vom Administrator auf dem Server konfiguriert worden sein.

Beachten Sie bitte, dass die Liste der Deckblätter nicht automatisch alle auf dem Fax-Server verfügbaren Deckblätter anzeigt.

Screenshot 6 - Fax-Sendeoptionen

Fax-Sendeoptionen

Priorität – Eine Änderung der Prioritätseinstellungen auf „hoch“ oder „normal“ hat nur Einfluss auf den Faxversand, wenn sich sehr viele Faxe in der Warteschlange befinden. Sie können diese Option direkt in der Werkzeugleiste auswählen.

Kostenstelle – Die Kostenstelle kann zu Abrechnungszwecken verwendet werden, um die Kosten der Faxübermittlung zuzuweisen (optional).

Zeitplan – Wenn Sie möchten, dass das Fax zu einem späteren Zeitpunkt versendet wird, klicken Sie auf diese Option und wählen Datum und Uhrzeit für den Faxversand.

6. Geben Sie nun einen Betreff für das Fax ein (dies ermöglicht es Ihnen, das Fax später wieder zu finden, wenn Sie den Bericht zum Status des Faxversands erhalten).

7. Nach Beendigung der Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ (oder Tastenkombination: Strg+S). Ihr Dokument wird von GFI FAXmaker verschickt. Kurze Zeit später werden Sie in Ihrem Posteingang einen Sendebericht erhalten, der Sie informiert, ob der Faxversand erfolgreich war und wie viele Seiten zu welcher Uhrzeit gefaxt wurden. Sollte der Faxversand fehlgeschlagen sein, gibt der Bericht Aufschluss über die Ursache.

Direkter Faxversand aus GFI FAXmaker

1. Öffnen Sie das GFI FAXmaker Fax-Formular aus der Programmgruppe des GFI FAXmaker-Clients.

2. Folgen Sie den Anweisungen ab Schritt (4) des vorherigen Abschnitts „Faxversand aus einer Windows-Anwendung".