Konfigurieren von Benutzereinstellungen Nachdem Sie die FAXmaker Benutzer erstellt haben, können Sie jetzt die Benutzer-Einstellungen vornehmen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie vorgehen: So werden die Benutzereinstellungen konfiguriert: 1. Klicken Sie doppelt auf den Benutzernamen. Ein Registerkartendialog mit folgenden Karten wird geöffnet: Das Dialogfenster 'Benutzereinstellungen' Hinweis: Um die Einstellungen für mehrere Benutzer gleichzeitig zu ändern, drücken Sie die [UMSCHALT]-Taste, und wählen die Benutzer mit den Pfeiltasten aus. Bei gedrückter [UMSCHALT]-Taste klicken Sie doppelt. Alternativ wählen Sie alle Benutzer aus, klicken mit der rechten Maustaste und wählen 'Eigenschaften'. Dadurch wird ein Pop-up-Menü mit einer Reihe von Optionen geöffnet. Allgemein Die Registerkarte 'Allgemein' bietet folgende Optionen: Namen anzeigen: Der Name des FAXmaker Benutzers. Email-Adresse: Die Email-Adresse des FAXmaker Benutzers. Die Registerkarte 'Benutzereigenschaften' Sende Optionen Normale Auflösung/Hohe Auflösung: Wählen Sie die Standard-Auflösung, in der Faxe versendet werden sollen. Diese Einstellung kann im Client durch einer anderen Auflösung übergangen werden. Persönliche Faxkennung: Ist diese Option aktiv, wird der Name des Absenders am oberen Rand des Faxes angezeigt (Standard-Feld 'Von'). So erkennt der Empfänger den Absender des Faxes leichter. Empfangs Optionen Alle eingehenden Faxe empfangen: Diese Option bestimmt, dass der entsprechende Benutzer alle eingehenden Faxe empfängt, damit er Faxe an die korrekten Benutzer routen kann. Geroutete Faxe ein/ausschließen: Beim Empfang aller eingehenden Faxe in einer Mailbox erlaubt diese Option anzugeben, ob Faxe ein/ausgeschlossen werden sollen, für die bereits mit den verfügbaren Routing-Methoden ein Empfänger gefunden wurde. Reports In diesem Dialog können Sie die verschiedenen Einstellungen zur Berichterstellung festlegen. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Registerkarte 'Berichte' Fax-Bericht nach fehlgeschlagener Übertragung senden: Wählen Sie diese Option, wenn FAXmaker einen Übertragungsbericht nach einer fehlgeschlagenen Übertragung senden soll. Faxdateien nach fehlgeschlagener Übertragung anhängen: Aktivieren Sie diese Option, wenn FAXmaker die Faxdatei an den Übertragungsbericht anhängen soll, deren Übertragung fehlgeschlagen ist. Fax-Bericht nach erfolgreicher Übertragung senden: Aktivieren Sie diese Option, wenn FAXmaker einen Übertragungsbericht nach einer erfolgreichen Übertragung senden soll. Faxdateien nach erfolgreicher Übertragung anhängen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Faxdatei an den Übertragungsbericht angehängt werden soll. Eingehende Faxe OCR-Ausgabe nach Übertragung aufnehmen: Mit dieser Option können Sie festlegen, ob die OCR-Ausgabe an das ankommende Fax angehängt werden soll, wodurch das Fax nachträglich bearbeitet werden kann. Für diese Option muss das OCR-Modul installiert und aktiviert sein. Routing Für jeden Benutzer stehen Routing-Optionen zur Verfügung FAXmaker kann ein eingehendes Fax automatisch an die richtige Person weiterleiten (routen). Dies kann auf verschiedene Weise geschehen: CSID Routing, Leitungs-Routing, DTMF/DID Routing und OCR Routing. CSID Routing Liste: Sie können CSID Routing einstellen, indem Sie CSIDs (FAX IDs) einer CSID Liste eines Benutzers hinzufügen. FAXmaker wird dann eingehende Faxe mit dieser spezifischen CSID an den entsprechenden Benutzer weiterleiten. Fügen Sie FAX IDs in die CSID Liste des Benutzers, indem Sie auf Hinzufügen klicken und die Faxnummern eingeben. CSIDs aller ausgehenden Faxe in Liste speichern: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird jedes Mal, wenn der Benutzer ein Fax versendet, die CSID der empfangenden Faxgegenstelle in der CSID Datenbank des Benutzers gespeichert. Diese Technik basiert auf der Annahme, dass ein Benutzer, der ein Fax an ein bestimmtes Faxgerät schickt, auch der Empfänger einer eventuellen Antwort auf das Fax ist. Leitung Routing Liste: In dieser Registerkarte können Sie festlegen, welche Faxleitungen dem Benutzer zugeordnet werden sollen. Wenn Sie einem Benutzern eine Faxleitung zuordnen, werden alle auf dieser Leitung empfangenen Faxe an diesen Benutzer weitergeleitet. Sie können einem Benutzer mehrere Faxleitungen zuordnen. Geben Sie hierzu die Nummer der Faxleitung ein, von der der Benutzer alle Faxe empfängt und klicken Sie auf Hinzufügen. DTMF/DID- Routing-Nummer: Geben Sie die Routing-Nummer des Benutzers ein (Erweiterung für DTMF oder variable Nummer für DID/MSN). Wenn Sie z. B. eine vierstellige DID vorliegen haben, geben Sie in diesen Dialog die letzten vier Zahlen ein. Ι Wenn Sie eine ISDN-Karte benutzen, um DID-Routing durchzuführen, lesen Sie bitte das Kapitel 'FAXmaker konfigurieren', um weitere Informationen über die Einrichtung zu erhalten. OCR Routing (Optionales Modul) Das OCR Routing Modul ermöglicht Faxe basierend auf Schlüsselwörtern im Fax zu routen. OCR muss für jede Leitung in der Faxserver Konfiguration aktiviert werden. Danach müssen für jeden Benutzer Schlüsselwörter hinzugefügt werden. Sie können entweder: Schlüsselwörter, die Feldern entsprechen, eingeben, wie z.B. <first_name>, <last_name>, usw. Auf diese Weise leitet FAXmaker eingehende Faxe anhand von Vornamen oder Nachnamen weiter. ODER: Ausdrücke wie z.B. 'Vertrieb' eingeben. Die Registerkarte OCR Routing OCR Routing Optionen Die Registerkarte OCR Routing ist nur verfügbar, wenn Sie das OCR Modul installiert und aktiviert haben. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Nach Sätzen suchen: Hier können Sie pro Benutzer verschiedene Schlüsselwörter eingeben, nach denen FAXmaker zur Identifizierung sucht. Wenn z.B. ein Herr Nibelungen ein Benutzer Ihres Systems ist, der auch als Siegfried bekannt ist, können Sie diesen zweiten Namen ebenfalls als Kriterium eingeben. Darüber hinaus ist Herr Nibelungen auch noch für den internationalen Vertrieb zuständig. Also können Sie auch das Wort 'Internationaler Vertrieb' als Suchbegriff eingeben. Neben Begriffen und Namen ist darüber hinaus auch die Eingabe von Feldern, wie <first_name> zulässig. Dann liest FAXmaker die entsprechenden Informationen aus den persönlichen Angaben des Benutzers in der Benutzereinrichtung, und die Einstellungen auf der Registerkarte 'OCR' lassen sich für alle Benutzer kopieren. Auf dieser Registerkarte befindet sich eine Liste der verfügbaren Felder. Ι Beachten Sie, dass die Schlüsselwörter keine Leerzeichen enthalten dürfen! Trefferverhältnis: Das Trefferverhältnis ist die Sicherheit, die FAXmaker zum Suchen einer Übereinstimmung zwischen Schlüsselwort oder Name und einem Empfänger benötigt. Das empfohlene Trefferverhältnis liegt zwischen 60 und 80 % und sollte nicht 100% betragen. Das Trefferverhältnis ist von der Qualität des Fax abhängig. Wenn das Fax keine gute Qualität aufweist, so wird OCR nicht in der Lage sein, alle Buchstaben auf dem Fax zu erkennen. In solch einem Fall wird ein niedrigeres Trefferverhältnis erforderlich sein, da ansonsten das Fax nicht weitergeleitet werden kann. Andererseits wird ein niedriges Trefferverhältnis dazu führen, dass Faxe an Benutzer weitergeleitet werden, die das Fax eigentlich nicht erhalten sollten. Wenn das Trefferverhältnis zu niedrig angesetzt wird, so werden einige Wörter, die den eingegebenen Ausdrücken ähnlich sind, als diese erkannt. Zum Beispiel werden bei einer Einstellung von 60% die Wörter Galea und Gales wahrscheinlich als gleich betrachtet. Anrufsperre Eigenschaften von 'Benutzersperre' Durch das Sperren von Nummern können Sie die Faxnummern kontrollieren, an die Benutzer Faxe senden können. Um diese Option zu aktivieren, klicken Sie auf 'Anrufsperre für ausgewählten Benutzer'. Sie können jetzt der Liste Nummern hinzufügen, die der Benutzer nicht wählen darf. FAXmaker überprüft vor jeder Faxübertragung die Liste und sendet keine Faxe, die mit in dieser Liste enthaltenen Nummern beginnen. Wenn Sie also bestimmten Benutzern internationale Faxübertragungen verbieten möchten, brauchen Sie hier nur die jeweilige Vorwahl der Nummern im Ausland einzugeben, z.B. 00. Sie können aber auch einzelne Faxnummern sperren. Alternativ können Sie bestimmte Faxnummern sperren. Deckblätter In dieser Registerkarte legen Sie die persönlichen Deckblätter für jeden Benutzer fest (diese Deckblätter übergehen die globalen Deckblätter, die in der Fax-Server-Konfiguration angelegt werden. Die Registerkarte 'Deckblatt-Eigenschaften' Sie können ein Deckblatt und/oder ein vorderes Deckblatt einrichten: Ein Deckblatt enthält den Nachrichtentext und/oder Absender- und Empfängerangaben; ein vorderes Deckblatt ist ein zusätzliches Deckblatt, das z.B. nur die Absender- und Empfängerangaben enthält – der Text folgt dann auf den nächsten Seiten. Deckblätter hinzufügen FAXmaker wird mit einer Reihe von Beispiel-Deckblättern ausgeliefert. Standardmäßig verwendet FAXmaker die Datei coverpage.rtf (im Verzeichnis ProgramFiles\Faxmaker\System\Coverpge). So fügen Sie ein eigenes Deckblatt oder vorderes Deckblatt hinzu: 1. Entwerfen Sie das Deckblatt in Ihrer Textverarbeitung, und speichern Sie es als RTF- (Rich Text Format) Datei (d. h. mit der Dateierweiterung '.rtf') oder als HTML-Datei (mit der Dateierweiterung .htm). Weitere Informationen über das Gestalten eines Deckblatts finden Sie im Kapitel 'Entwerfen von Deckblättern'. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie die RTF- oder HTML-Datei, die Sie erzeugt haben. 3. Nach dem Hinzufügen des Deckblatts können Sie es als Standard-Deckblatt oder als vorderes Deckblatt festlegen. Hierfür markieren Sie die Deckblattdatei und klicken dann auf die Schaltfläche 'Deckblatt'. Die Schaltfläche bietet Ihnen die Optionen 'Als Deckblatt festlegen' und 'Als vorderes Deckblatt festlegen'. Erweitert Die Registerkarte 'Erweitert' in den Benutzereigenschaften In dieser Registerkarte können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen: Benutzerrechte Fernadministration: Mit dieser Option können Benutzer den Fax-Server remote betreiben. ΙHinweis: Weitere Informationen über die Fernkonfiguration von FAXmaker finden Sie im Abschnitt 'Remote Administration'. Außerdem zeigt Ihnen dieser Dialog, ob der Benutzer den FAXmaker Client oder den Email-zu-Fax Gateway verwendet (SMTP). Persönliche Angaben Diese Registerkarte ermöglicht Ihnen die Eingabe zusätzlicher Informationen über den Benutzer. Diese Angaben werden für das Ausfüllen der Felder des Deckblatts mit den Absenderangaben. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel über Deckblätter.