Festlegen von Aufbewahrungsrichtlinien

Hinweis: Neu erstellte oder geänderte Aufbewahrungsrichtlinien finden nur auf zukünftig zu archivierende E-Mails Anwendung. Bereits archivierte Nachrichten bleiben unberücksichtigt, da die Anwendung der Richtlinien nur zum Zeitpunkt der Archivierung erfolgt.

Zu archivierende E-Mails werden zuerst mit der Aufbewahrungsrichtlinie kontrolliert, der die höchste Priorität zugewiesen wurde. Treffen die in der Richtlinie angegebenen Bedingungen auf die E-Mail zu, wird sie entsprechend bearbeitet. Erfüllt eine Nachricht nicht die Bedingungen der ersten Richtlinie, wird sie danach automatisch mit der Aufbewahrungsrichtlinie der zweithöchsten Priorität überprüft (sofern definiert) usw.

Ist die Überprüfung mit allen angegebenen Richtlinien erfolgt, ohne dass Übereinstimmungen gefunden wurden, wird die Nachricht ohne zeitliche Begrenzung, d. h. dauerhaft, im Archivspeicher gesichert.

Hinweis: Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Richtlinienliste aufgeführt sind. Erfüllt eine E-Mail die Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie, wird sie sofort, ohne Beachtung nachfolgender Richtlinien, bearbeitet. Die Priorisierung der Richtlinien ist somit von großer Bedeutung.

Erfüllt eine E-Mail die Bedingungen einer Aufbewahrungsrichtlinie zum sofortigen Löschen der Nachricht, wird diese noch vor der Sicherung im Archivspeicher gelöscht. Ist in einer Aufbewahrungsrichtlinie festgelegt, dass eine E-Mail nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden soll, weist GFI MailArchiver dieser Nachricht die Aufbewahrungsfrist zu und sichert sie in einem Archivspeicher. Nach Ablauf der Frist wird die E-Mail aus dem Archivspeicher entfernt.

So erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Aufbewahrungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Retention Policy, um den Assistenten Retention Policy Wizard aufzurufen.

4. Geben Sie der Richtlinie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld Retention Policy Name einen aussagekräftigen Namen. Markieren Sie das Kontrollkästchen Retention policy in effect, wenn zu archivierende E-Mails mit dieser Aufbewahrungsrichtlinie kontrolliert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

5. Geben Sie auf der Seite Subject Keywords eine Liste mit Stichwörtern an, die in der Betreffzeile einer zur archivierenden E-Mail überprüft werden sollen. Ist eines der aufgeführten Stichwörter im Betreff enthalten und erfüllt die E-Mail alle anderen festgelegten Bedingungen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld links neben der Schaltfläche Add ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.

6. Wiederholen Sie Schritt 5, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen. Im Informationsfeld Apply retention policy if werden die Bedingungen angezeigt, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Aufbewahrungsrichtlinie zum Einsatz kommt.

7. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

8. Geben Sie auf der Seite Body Keywords eine Liste mit Stichwörtern an, die im Textkörper einer zur archivierenden E-Mail überprüft werden sollen. Ist eines der aufgeführten Stichwörter im Textkörper enthalten, und erfüllt die E-Mail alle anderen festgelegten Bedingungen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld links neben der Schaltfläche Add ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.

9. Wiederholen Sie Schritt 8, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen. Im Informationsfeld Apply retention policy if werden die Bedingungen angezeigt, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Aufbewahrungsrichtlinie zum Einsatz kommt.

10. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

11. Erstellen Sie auf der Seite Email Sender eine Liste mit Active Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt der Absender einer E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.

12. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ erreichen Sie, dass mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-Adresse definiert werden kann. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.

Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen angeben.

13. Wiederholen Sie Schritt 12, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

14. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.

15. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

16. Wiederholen Sie Schritt 15, um weitere AD-Benutzer hinzuzufügen.

17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

18. Erstellen Sie auf der Seite Email Recipient eine Liste mit Active Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt mindestens ein Empfänger der E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein, und erfüllt die Nachricht alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Aufbewahrungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.

19. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ erreichen Sie, dass mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-Adresse definiert werden kann. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.

Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen angeben.

20. Wiederholen Sie Schritt 19, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

21. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.

22. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

23. Wiederholen Sie Schritt 22, um weitere AD-Benutzer hinzuzufügen.

24. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

25. Geben Sie auf der Seite Retention Policy Action an, wie GFI MailArchiver E-Mails behandeln soll, die die Bedingungen der Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Bei Auswahl der Option Deleted immediately werden E-Mails sofort gelöscht. Wenn Sie Deleted from the archive store after wählen und im zugehörigen Eingabefeld eine Anzahl von Tagen eingeben, erfolgt die Löschung nach Ablauf der von Ihnen definierten Frist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

26. Überprüfen Sie auf der Abschlussseite des Assistenten alle Einstellungen und Bedingungen, die Sie für diese Richtlinie festgelegt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu schließen.

27. GFI MailArchiver führt die neue Aufbewahrungsrichtlinie in der Übersicht Aufbewahrungsrichtlinien auf. Falls Sie mehrere Richtlinien definiert haben, fahren Sie mit dem Unterkapitel „Ändern der Priorität von Aufbewahrungsrichtlinien“ fort. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Wenn Sie die Bedingungen einer bestehenden Aufbewahrungsrichtlinie ändern, wirken sich diese Änderungen nicht auf die bereits im Archivspeicher gesicherten E-Mails aus. Bitte beachten Sie jedoch, dass Änderungen von Aktionen einer Richtlinie hingegen auch bereits archivierte E-Mails betreffen. Beispiel: Wird die Aktion „Nach 60 Tagen löschen“ in „Nach 90 Tagen löschen“ geändert, betrifft dies alle E-Mails im Archivspeicher, auf die diese Richtlinie zutrifft. Die archivierten Nachrichten werden somit erst nach 90 Tagen gelöscht und nicht nach 60 Tagen, wie zuvor festgelegt.

So ändern Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Aufbewahrungsrichtlinien.

3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden Aufbewahrungsrichtlinie auf das Symbol

, um den Assistenten Retention Policy Wizard zu starten. Führen Sie die vom Assistenten unterstützten Konfigurationsschritte durch, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie“ beschrieben.

Hinweis: Um im Assistenten Retention Policy Wizard Stichwörter, AD-Benutzer oder E-Mail-Adressen zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem zu entfernenden Eintrag auf das Symbol

4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den Assistenten beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings.

Hinweis: Wird eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht, bleiben E-Mails, für die die Richtlinie definiert wurde, in den Archivspeichern erhalten. Bevor eine E-Mail aus einem Archivspeicher gelöscht wird, kontrolliert GFI MailArchiver, ob die Richtlinie, mit der die Löschung festgelegt wurde, noch besteht.

So entfernen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Aufbewahrungsrichtlinien.

3. Klicken Sie rechts neben der Aufbewahrungsrichtlinie, die entfernt werden soll, auf das Symbol

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.

So ändern Sie die Priorität einer Aufbewahrungsrichtlinie, falls mehrere Richtlinien definiert sind:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Aufbewahrungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf das Symbol

oder

links neben der Aufbewahrungsrichtlinie, um deren Priorität zu erhöhen bzw. zu senken.

4. Wiederholen Sie Schritt 3, bis alle Aufbewahrungsrichtlinien in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge angeordnet sind.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Soll eine Aufbewahrungsrichtlinie auf alle E-Mails angewandt werden, kann dies weitreichende Konsequenzen haben. Wird beispielsweise einer Richtlinie, mit der alle E-Mails gelöscht werden sollen, eine falsche Priorität zugewiesen, besteht die Möglichkeit, dass GFI MailArchiver sämtliche E-Mails aus den zugehörigen Archivspeichern löscht.

Anhand des folgenden Beispiels soll gezeigt werden, in welchem Fall eine für sämtliche E-Mails definierte Aufbewahrungsrichtlinie sinnvoll ist: Alle E-Mails mit Finanzdaten sollen 5 Jahre aufbewahrt werden, sämtliche verwaltungsrelevanten Nachrichten 2 Jahre und alle vertrieblichen E-Mails 1 Jahr. Sämtliche anderen E-Mails sollen gelöscht werden, damit die Größe des Archivspeichers in einem angemessenen Rahmen bleibt.

Für dieses Beispiel sind folgende Einstellungen erforderlich:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Aufbewahrungsrichtlinien.

3. Erstellen Sie drei Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails mit Finanzdaten, verwaltungsrelevante Nachrichten und vertriebsrelevante E-Mails. Als Aktion legen Sie die Löschung von Mitteilungen nach 5, 2 bzw. 1 Jahr fest. Weitere Informationen zu den notwendigen Einstellungen erhalten Sie im Kapitel „Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie“.

4. Erstellen Sie eine weitere, mit der Aktion „Sofort löschen“ versehene Aufbewahrungsrichtlinie, die auf alle E-Mails angewendet werden soll. Geben Sie als Stichwort für den Betreff oder den Textkörper ein Sternchen „*“ oder für den Absender oder Empfänger ein „*@*“ an. Der Assistent zeigt daraufhin eine rote Warnmeldung an, dass die Richtlinie aufgrund der angegebenen Bedingungen auf alle E-Mails angewendet werden wird, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

5. Priorisieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinien wie gewünscht und achten Sie darauf, dass die für alle E-Mails geltende Richtlinie auf jeden Fall die niedrigste Priorität besitzt. Weitere Informationen zur Änderung der Priorität erhalten Sie unter „Ändern der Priorität von Aufbewahrungsrichtlinien“.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.

So aktivieren/deaktivieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Aufbewahrungsrichtlinien.

3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden Aufbewahrungsrichtlinie auf das Symbol

, um den Assistenten Retention Policy Wizard zu starten.

4. Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie durch Markieren des Kontrollkästchens Retention policy in effect die Aufbewahrungsrichtlinie aktivieren. Durch Entfernen des Häkchens wie die Richtlinie deaktiviert.