Verwenden von Kategorisierungsrichtlinien

Hinweis: Neu erstellte oder geänderte Kategorisierungsrichtlinien gelten nur für zukünftig zu archivierende E-Mails. Bereits archivierte Nachrichten bleiben hiervon unberücksichtigt, da die Anwendung der Richtlinien nur zum Zeitpunkt der Archivierung erfolgt.

So erstellen Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf Add Categorization Policy, um den Assistenten Categorization Policy Wizard aufzurufen.

4. Geben Sie der Richtlinie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld Categorization Policy Name einen aussagekräftigen Namen. Markieren Sie das Kontrollkästchen Categorization policy in effect, wenn zu archivierende E-Mails mit dieser Kategorisierungsrichtlinie kontrolliert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

5. Geben Sie auf der Seite Subject Keywords eine Liste mit Stichwörtern an. Ist eines der aufgeführten Stichwörter im Betreff enthalten und erfüllt die E-Mail alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld links neben der Schaltfläche Add ein. Klicken Sie danach auf diese Schaltfläche, um den Eintrag hinzuzufügen.

6. Wiederholen Sie Schritt 5, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen. Im Informationsfeld Apply categorization policy if werden die Bedingungen angezeigt, die eine E-Mail erfüllen muss, damit die Kategorisierungsrichtlinie zum Einsatz kommt.

7. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

8. Geben Sie auf der Seite Body Keywords eine Liste mit Stichwörtern an, die im Textkörper einer zur archivierenden E-Mail überprüft werden sollen. Ist eines der aufgeführten Stichwörter im Textkörper enthalten und erfüllt die E-Mail alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld links neben der Schaltfläche Add ein. Klicken Sie danach auf diese Schaltfläche, um den Eintrag hinzuzufügen.

9. Wiederholen Sie Schritt 8, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen. Im Informationsfeld Apply categorization policy if werden die Bedingungen angezeigt, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Kategorisierungsrichtlinie zum Einsatz kommt.

10. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

11. Erstellen Sie auf der Seite Email Sender eine Liste mit Active Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt der E-Mail-Absender mit einem der aufgeführten AD-Benutzer /einer E-Mail-Adresse überein und erfüllt die E-Mail alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.

12. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ erreichen Sie, dass mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-Adresse definiert werden kann. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.

Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen angeben.

13. Wiederholen Sie Schritt 12, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

14. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.

15. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

16. Wiederholen Sie Schritt 15, um weitere AD-Benutzer hinzuzufügen.

17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next .

18. Erstellen Sie auf der Seite Email Recipient eine Liste mit Active Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt mindestens ein Empfänger der E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein, und erfüllt die E-Mail alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewandt. Um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.

19. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ erreichen Sie, dass mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-Adresse definiert werden kann. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.

Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen angeben.

20. Wiederholen Sie Schritt 19, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

21. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.

22. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

23. Wiederholen Sie Schritt 22, um weitere AD-Benutzer hinzuzufügen.

24. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

25. Geben Sie auf der Seite Categorization Policy Action an, mit welchem Begriff GFI MailArchiver E-Mails kennzeichnen soll, die die Bedingungen der Kategorisierungsrichtlinie erfüllen. Wählen Sie eine der in der Drop-Down-Liste angezeigten Kennzeichnungen aus, oder geben Sie eine neue ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

26. Überprüfen Sie auf der Abschlussseite des Assistenten alle Einstellungen und Bedingungen, die Sie für diese Richtlinie zuvor festgelegt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu schließen.

27. GFI MailArchiver führt die neue Kategorisierungsrichtlinie in der Übersicht Kategorisierungsrichtlinien auf.

Hinweis: Wenn Sie die Bedingungen einer bestehenden Kategorisierungsrichtlinie ändern, wirken sich diese Änderungen nicht auf die bereits im Archivspeicher gesicherten E-Mails aus.

So ändern Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden Kategorisierungsrichtlinie auf das Symbol

, um den Assistenten Categorization Policy Wizard zu starten. Führen Sie die vom Assistenten unterstützten Konfigurationsschritte durch, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Erstellen einer Kategorisierungsrichtlinie“ beschrieben.

Hinweis: Um im Assistenten Categorization Policy Wizard Stichwörter, AD-Benutzer oder E-Mail-Adressen zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem zu entfernenden Eintrag auf das Symbol

4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den Assistenten beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings.

Hinweis: Mit dem Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie führt GFI MailArchiver keine Änderungen an E-Mails durch, die bereits in den Archivspeichern gesichert sind. Löschen Sie beispielsweise eine Richtlinie, die E-Mails mit dem Begriff „Vertrieb“ gekennzeichnet hat, bleibt diese Kennzeichnung auch weiterhin bestehen.

So entfernen Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie rechts neben der Kategorisierungsrichtlinie, die entfernt werden soll, auf das Symbol

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.

So aktivieren/deaktivieren Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver } Konfiguration } Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden Kategorisierungsrichtlinie auf das Symbol

, um den Assistenten Categorization Policy Wizard zu starten.

4. Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie durch Markieren des Kontrollkästchens Categorization policy in effect die Kategorisierungsrichtlinie aktivieren. Durch Entfernen des Häkchens wie die Richtlinie deaktiviert.