Anzeigen der Korrespondenz eines E-Mail-Speichers

Um E-Mails eines Archivspeichers anzeigen zu können, muss die Web-Oberfläche von GFI MailArchiver aufgerufen werden (siehe „Einführung“ zu Beginn dieses Kapitels). Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Knoten Anzeigen, um die Seite Korrespondenz anzeigen aufzurufen. Auf dieser Seite werden alle archivierten E-Mails nach Diskussionsthemen (Betreff) gruppiert angezeigt. Die zuletzt aktualisierten Diskussionen stehen am Anfang der Liste.

Hinweis 1: GFI MailArchiver zeigt standardmäßig die im aktiven Archivspeicher gesicherte Korrespondenz an. Sind vom Administrator mehrere Archivspeicher erstellt worden, können diese auf der Seite Korrespondenz anzeigen über die Drop-Down-Liste Anzeige von Korrespondenz aus Archiv aufgerufen werden. Wählen Sie den gewünschten Archivspeicher aus der Liste aus.

Hinweis 2: GFI MailArchiver gruppiert E-Mails einer Diskussion mit Hilfe des Thread-Index von Microsoft Exchange. Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Outlook Web Access (OWA) erstellen einen Thread-Index-Eintrag, anhand dessen GFI MailArchiver E-Mails dieser Clients korrekt unter einem Diskussionstitel gruppieren kann. Nachrichten anderer E-Mail-Clients werden nicht mit einem Thread-Index-Eintrag versehen. Daher können sie von GFI MailArchiver auch nicht einer übergreifenden Diskussion untergeordnet werden, selbst wenn ihr Betreff übereinstimmt. In diesem Fall wird für jede E-Mail eine neue Gruppe erstellt, die den E-Mail-Betreff als Diskussionsüberschrift besitzt.

Auf der Seite Korrespondenz anzeigen werden für die einzelnen Diskussionen folgende Informationen angezeigt: Betreff der Korrespondenz, E-Mails, letzte E-Mail. In der Spalte E-Mails wird die Anzahl der E-Mails angezeigt, die zu einer bestimmten Diskussion gehören. Die Spalte Letzte E-Mail informiert unter Angabe von Datum und Uhrzeit über die zuletzt im Rahmen dieser Diskussion archivierte E-Mail. Um eine Übersicht über alle zu einer Diskussion gehörenden E-Mails (E-Mail-Thread) anzuzeigen, klicken Sie in die Zeile der gewünschte Diskussion.

Hinweis: Um alle zu einer Diskussion gehörenden E-Mails auszublenden, klicken Sie erneut in die Zeile des Diskussionsbetreffs.

So lassen Sie eine E-Mail anzeigen:

1. Klicken Sie in die Betreffzeile einer Diskussion, damit die zugehörigen E-Mails aufgelistet werden.

2. Klicken Sie in der Liste auf eine E-Mail, deren Inhalt angezeigt werden soll. Die gewählte E-Mail wird von GFI MailArchiver aufgerufen.

Hinweis: Um die Anzeige von E-Mails sicherer zu machen, wird der Textkörper von böswilligen Skripten bereinigt, bevor die Informationen angezeigt werden. Beachten Sie jedoch, dass der E-Mail-Textkörper im Archivspeicher im Originalzustand gesichert wird. Wird eine möglicherweise mit Schadteilen versehene E-Mail auf der Festplatte gespeichert und direkt mit einem anderen E-Mail-Client geöffnet, könnten darin enthaltene böswillige Skripten aktiviert werden.

Wurde die angezeigte E-Mail von einem unter Microsoft Exchange eingerichteten Journal-Postfach archiviert, und hat der Administrator das Envelope-Journaling aktiviert, werden die Internet-Header ebenfalls angezeigt.

Hinweis: Weitere Informationen zur Einrichtung des Envelope-Journaling erhalten Sie im Kapitel „Installieren von GFI MailArchiver“ unter „Aktivieren des Envelope-Journaling“.

Um die Internet-Header einer E-Mail anzuzeigen, klicken Sie in der Symbolleiste auf die das Symbol E-Mail-Header anzeigen.

Die Daten des E-Mail-Headers werden in einem gesonderten Fenster angezeigt.

Um zu einer Diskussion zählende E-Mails (E-Mail-Thread) in einem gesonderten Fenster auflisten zu lassen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Diskussions-Thread anzeigen.

GFI MailArchiver führt alle zugehörigen E-Mails auf. Um den Inhalt einer E-Mail anzuzeigen, klicken Sie direkt darauf.

Mit GFI MailArchiver lassen sich E-Mails leicht mit einer Kennzeichnung versehen. Dies erlaubt eine effiziente Suche nach einer bestimmten Art von Nachrichten, beispielsweise solcher, die als „wichtig“ gekennzeichnet wurden.

Um Kennzeichnungen einer E-Mail hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol E-Mail-Kennzeichnungen bearbeiten.

Mit den angezeigten Optionen lassen sich zudem neue Kennzeichnungen erstellen. In der Liste unter dem Eingabefeld zu Verfügbare Kennzeichnungen werden bereits vorhandene Kennzeichnungen angezeigt, die Sie einer E-Mail zuweisen können.

Um eine neue Kennzeichnung zu erstellen und einer aktuell geöffneten E-Mail zuzuweisen, geben Sie den Namen im Eingabefeld Verfügbare Kennzeichnungen ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail kennzeichnen. Weisen Sie einer E-Mail eine bereits vorhandene Kennzeichnung zu, indem Sie diese aus der Liste unter Verfügbare Kennzeichnungen auswählen und ebenfalls auf die Schaltfläche E-Mail kennzeichnen klicken. Eine zugewiesene Kennzeichnung wird in der Liste Zugewiesene Kennzeichnungen angezeigt.

Entfernen Sie die Kennzeichnung einer aktuell geöffneten E-Mail, indem Sie die Kennzeichnung aus der Liste Zugewiesene Kennzeichnungen auswählen und auf die Schaltfläche Kennzeicnnung entfernen klicken. Eine entfernte Kennzeichnung wird danach wieder in der Liste der verfügbaren Kennzeichnungen angezeigt.

Die einer E-Mail zugewiesenen Kennzeichnungen sind bei Anzeige des Nachrichteninhalts in der Kopfzeile im Feld Kennzeichnungen aufgeführt. Von Anwendern manuell hinzugefügte Kennzeichnungen sind schwarz dargestellt, durch Kategorisierungsrichtlinien auf Unternehmensebene hinzugefügte hingegen rot. Letztere können nicht aus einer E-Mail entfernt werden.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol E-Mail in Postfach wiederherstellen, um eine archivierte E-Mail in einem Postfach wiederherstellen zu lassen oder eine Kopie der Nachricht an eine E-Mail-Adresse zu schicken.

GFI MailArchiver öffnet das Fenster E-Mail wiederherstellen. Geben Sie im angezeigten Eingabefeld Diese E-Mail an folgende E-Mail-Adresse schicken eine E-Mail-Adresse ein, an die eine Kopie der angezeigten Nachricht geschickt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail wiederherstellen, um die E-Mail wiederherzustellen.

Hinweis: Bei Nutzung der „OneClick Restore“-Funktionalität wird eine Kopie der aktuell angezeigten Nachricht per SMTP-Server, der auf der Seite Allgemeine Einstellungen konfiguriert wurde, an die gewünschte E-Mail-Adresse geschickt. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel „Konfigurieren von GFI MailArchiver“ im Unterkapitel „Konfigurieren allgemeiner Einstellungen“.

Soll die gesamte E-Mail inklusive ihrer Anlagen auf einem anderen Speichermedium gesichert werden, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol E-Mail downloaden. Der Browser öffnet ein Dialogfeld zum Datei-Download. Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie im Dialog Speichern unter den gewünschten Speicherort aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Hinweis: GFI MailArchiver speichert E-Mails im MIME-Format. Öffnen Sie die Nachricht mit einem Text-Editor oder, bei Speicherung mit der Dateierweiterung „eml“, mit Outlook Express.

Ein Dialogfeld im Browser informiert Sie, wenn der Download/die Speicherung abgeschlossen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Soll eine angezeigte E-Mail ausgedruckt werden, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Druckversion der E-Mail anzeigen. Eine druckoptimierte Version der E-Mail wird in einem neuen Browser-Fenster angezeigt.

Drucken Sie die E-Mail mit Hilfe des Druckbefehls Ihres Browsers aus.

Enthält die angezeigte E-Mail Anlagen, wird deren Dateiname und Format im Feld Anlagen angezeigt. So rufen Sie die Anlagen auf bzw. laden sie herunter:

1. Klicken Sie auf den Dateinamen der Anlage.

2. Der Browser öffnet ein Dialogfeld zum Datei-Download. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Öffnen, um die Anlage sofort mit der zugehörigen Anwendung zu öffnen. Klicken Sie auf Speichern, um die Anlage auf einem Speichermedium zu sichern.

Hinweis: Anlagen können Viren oder Trojaner enthalten. Öffnen Sie daher nur Anlagen von Absendern, denen Sie vertrauen. Sie sollten Anlagen einer E-Mail immer auf Ihrer Festplatte speichern und mit einem Viren-Scanner überprüfen, bevor Sie sie öffnen.

Zur Vermeidung von Leistungseinbußen sichert GFI MailArchiver auf der Seite Korrespondenz anzeigen dargestellte E-Mail-Diskussionen in einem Zwischenspeicher. Dies kann zur Folge haben, dass neu archivierte E-Mails nicht sofort angezeigt werden.

Klicken Sie rechts oben auf der Seite Korrespondenz anzeigen auf das Symbol

, um die Ansicht zu aktualisieren und zuletzt archivierte E-Mails anzeigen zu lassen.

Standardmäßig werden auf jeder Seite maximal 25 E-Mail-Diskussionen angezeigt. Bei einer größeren Anzahl von werden die weiteren Einträge auf Folgeseiten dargestellt. Um eine andere Seite aufzurufen, klicken Sie auf die Seitennummer in der Navigationsleiste, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Um eine Seite direkt aufzurufen, geben Sie deren Nummer im Eingabefeld Seite anzeigen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Los.

So melden Sie sich über ein anderes Benutzerkonto an:

1. Klicken Sie oben im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Log Off.

2. Es erscheint ein Hinweis, dass der Browser geschlossen werden muss, um die Abmeldung abzuschließen. Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Anmelden unter anderem Benutzernamen.

3. Der Browser öffnet ein Dialogfeld zur Authentifizierung. Geben Sie in den Eingabefeldern Benutzername und Passwort die Zugangsdaten des Benutzerkontos ein, unter dem Sie sich anmelden wollen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Ist die Anmeldung erfolgreich, zeigt GFI MailArchiver die archivierte Korrespondenz des angegebenen Benutzers an.