Hauptfunktionen von GFI MailArchiver

Gleichzeitiges Archivieren von Nachrichten mehrerer Mailserver

Die Archivierung mit GFI MailArchiver ist nicht auf Nachrichten eines einzelnen Microsoft Exchange-Mailservers beschränkt. Sie können E-Mails mehrerer Server gleichzeitig archivieren lassen.

Installieren auf einem vom Mailserver getrennten Rechner

GFI MailArchiver lässt sich getrennt vom Exchange-Server auf einem dedizierten Computer installieren. Diese Konfiguration hat den Vorteil, dass die Leistung des Mailservers nicht durch die Archivierung und den Abruf von Mitteilungen per GFI MailArchiver beeinträchtigt wird. Der Zugriff auf den Exchange-Server erfolgt dann per IMAP. Müssen Nachrichten mehrerer Exchange-Server gleichzeitig archiviert werden, sollte die Installation ebenfalls auf einem dedizierten Computer erfolgen.

Hinweis: In einer Umgebung mit Microsoft Exchange Server 2007 kann GFI MailArchiver auf einem Server mit der Exchange-Rolle „Client Access Server“ installiert werden. Hierbei muss der IMAP-Dienst für den Zugriff auf das Journal-Postfach auf dem Exchange-Server mit der Mailbox-Rolle aktiviert werden. Weitere Informationen erhalten Sie im Anhang unter „Aktivieren von IMAP für Microsoft Exchange Server 2007” in diesem Handbuch.

Rollenbasierte Installation

Durch Unterstützung einer rollenbasierten Installation kann GFI MailArchiver auch für den Einsatz in großen IT-Infrastrukturen mit sehr hohem E-Mail-Aufkommen mühelos skaliert werden. Hierfür sind verschiedene Instanzen von GFI MailArchiver auf getrennten Servern zu installieren. Jede Instanz übernimmt dabei unterschiedliche Rollen, um für Lastverteilung zu sorgen und im Verbund eine reibungslose Archivierung der E-Mails zu sicherzustellen.

Keine Änderungen am Exchange E-Mail-System

GFI MailArchiver nutzt die Vorteile des Nachrichten-Journals von Microsoft Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Andere Lösungen zur E-Mail-Archivierung ersetzen lediglich die Mitteilungen mit Links zu ihrer Datenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. GFI MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der Microsoft-Kommunikationslösung ein.

Leistungsoptimierung durch Entlastung des Exchange-Servers

Werden sämtliche E-Mails eines Unternehmens auf dem Exchange-Server gespeichert, führt dies allmählich zu einer Verlangsamung der E-Mail-Verarbeitung. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in von GFI MailArchiver verwaltete Archive halten Sie jedoch die Exchange-Informationsspeicher kompakt und die Performance auf höchstem Niveau.

Datenbank-Backups im laufenden Betrieb

GFI MailArchiver erlaubt es Ihnen, mit Hilfe der VSS-Technologie (Volume Shadow Copy Service) Datenbanken per Drittanbieter-Lösung im laufenden Betrieb zu sichern – der Archivierungsdienst wird nicht unterbrochen. VSS liefert die Backup-Infrastruktur für Microsoft Windows XP und Microsoft Windows Server 2003 und bietet die Möglichkeit, konsistente Kopien von Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erstellen (Schattenkopien).

Weitere Informationen über spezielle Sicherungslösungen von Drittanbietern, die zu GFI MailArchiver kompatibel sind, erhalten Sie auf der Website von GFI im KBase-Artikel „Which online backup products are compatible with GFI MailArchiver 5?“.

Überwachung sämtlicher Benutzeraktivität

Die Überwachungsfunktion von GFI MailArchiver erlaubt es Ihnen, sämtliche E-Mail-spezifische Benutzeraktivität zu überwachen. In zahlreichen Ländern und Branchen sind Unternehmen auch im Bereich der E-Mail-Kommunikation zu solchen Audits verpflichtet und müssen Benutzerzugriffe nachvollziehbar protokollieren. GFI MailArchiver bietet zwei Überwachungsvarianten: eine für die Datenbank-Aktivität und eine andere für die Benutzeraktivität. Zur Anzeige von Überwachungsdaten stehen standardmäßig mehrere Audit-Berichte bereit.

Geringere Verwaltungskosten durch leichte Archivierung

Archivspeicher unter GFI MailArchiver lassen sich mühelos per Backup sichern und später wiederherstellen, da sie in standardmäßigen Datenbanken wie Microsoft SQL Server und Firebird-Datenbankdateien sowie in Binärdateien auf Festplatte gespeichert werden können. Spezielle Backup-Tools für Exchange sind hierfür nicht erforderlich.

Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails

Vor der Archivierung werden E-Mails komplett von GFI MailArchiver komprimiert. Verglichen mit der Sicherung von E-Mails in den Exchange-Informationsspeichern oder in PST-Dateien lässt sich hierdurch sehr viel Speicherplatz sparen.

Zentrale Verwaltung des E-Mail-Exports

Mit Hilfe des GFI PST Exporter werden Agenten auf Netzwerkrechnern von Endbenutzern installiert, um in lokalen PST-Dateien gespeicherte E-Mails zentral verwalten zu können. Benutzerrechner lassen sich in Gruppen mit eigenen Konfigurationseinstellungen einteilen. Für jede Gruppe können Sie festlegen, wann und wie E-Mails aus den PST-Dateien exportiert werden sollen. Der GFI PST Exporter überträgt exportierte E-Mails mit Hilfe des GFI MailArchiver Import Service schließlich in einen Archivspeicher.

Keine Probleme mit PST-Dateien mehr

Anwender, die E-Mails lokal auf ihrer Festplatte in PST-Dateien speichern, haben oftmals Schwierigkeiten, diese PSTs zu archivieren und effizient zu durchsuchen. Zudem ist die Verwaltung mit hohem Aufwand verbunden. Dank GFI MailArchiver können ältere archivierte Mitteilungen rasch und gezielt über eine Web-Oberfläche abgerufen werden – die zeitintensive, manuelle Suche in PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an.

Importieren alter E-Mails

Der GFI MailArchiver Import Service erlaubt zusammen mit den Import-Assistenten die Archivierung von E-Mails, die vor der Installation von GFI MailArchiver von Microsoft Exchange Server verarbeitet worden sind. Die gesamte E-Mail-Korrespondenz eines Anwenders lässt sich zentral per Web-Oberfläche abrufen.

Einfaches Durchsetzen von E-Mail-Richtlinien

Die zentrale Speicherung von E-Mails ermöglicht es Ihnen, Unternehmensmitteilungen nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen um sicherzustellen, dass interne E-Mail-Richtlinien eingehalten werden.

Festlegen von Archivierungsausnahmen für einzelne E-Mail-Anwender

Falls notwendig, kann GFI MailArchiver Mitteilungen an und von bestimmten Anwendern, darunter auch Active-Directory-Anwender, von der Archivierung ausschließen.

E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien

Über die Web-basierte Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, sodass Nachrichten je nach Inhalt, Absender oder Empfänger entweder sofort oder erst nach Ablauf einer bestimmten Frist aus einem Archiv gelöscht werden.

E-Mail-Kategorisierungsrichtlinien

E-Mails lassen sich abhängig von Inhalt, Absender oder Empfänger durch die Zuweisung von unternehmensweit vorgegebenen Kennzeichnungen kategorisieren. Speziell gekennzeichnete Nachrichten können schneller aufgefunden werden.

Benutzerdefinierte E-Mail-Kennzeichnungen

Zusätzlich zur Kategorisierung von E-Mails per unternehmensweiten Richtlinien können Mitarbeiter eigene Kennzeichnungen für ihre Nachrichten definieren. Diese flexible Funktion bietet weitere Unterstützung beim schnellen Suchen und Abrufen von Nachrichten.

Suchordner

Anwender haben die Möglichkeit, dynamische Suchordner zu erstellen. Sie zeigen archivierte Nachrichten an, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Suchordner werden automatisch um neu archivierte Mitteilungen erweitert, die den festgelegten Suchkriterien entsprechen.

Wiederherstellen von E-Mails per „OneClick Restore“-Funktionalität

Mit Hilfe der „OneClick Restore“-Funktionalität können Anwender archivierte Nachrichten im Handumdrehen in ihrem Postfach wiederherstellen lassen.