Verwalten von Suchindizes

GFI MailArchiver erstellt Suchindizes für jeden von Ihnen konfigurierten Archivspeicher. Ein Suchindex katalogisiert E-Mail-Inhalte, die dem zugehörigen Archivspeicher neu hinzugefügt wurden, automatisch. Der Index bleibt dadurch aktuell und ermöglicht Benutzern schnelle und präzise Suchanfragen.

In diesem Unterkapitel erfahren Sie, wie festzulegen ist, in welchem zeitlichen Abstand die Suchindizes mit Informationen zu neu archivierten E-Mails aktualisiert werden sollen. Sie erfahren auch, wie ein vollständiger Neuaufbau eines Suchindex durchgeführt werden kann, falls dessen Funktionsfähigkeit eingeschränkt sein sollte.

So legen Sie fest, in welchem zeitlichen Abstand der Suchindex mit neu archivierten E-Mails aktualisiert werden soll:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver > Konfiguration > Suchindex-Verwaltung.

Screenshot 87 – Suchindex-Verwaltung

3. Über die Suchindex-Verwaltung erhalten Sie einen Überblick über alle aktuellen Suchindizes und die zugehörigen Archivspeicher, die auf den Seiten Archivspeicher und Archivspeicher-Verwaltung angezeigt werden.

Hinweis: Suchindizes, die zu Archivspeichern gehören, welche über den Knoten Archivspeicher angezeigt werden, sind mit dem Status Online gekennzeichnet. Suchindizes, die zu Archivspeichern gehören, welche über den Knoten Archivspeicher-Verwaltung angezeigt werden, sind hingegen mit dem Status Standby gekennzeichnet. Diese Indizes sind mit noch nicht aktiven, leeren Archivspeichern verbunden.

Screenshot 88 – Aktualisierungsintervall des Suchindex

4. Wählen Sie im Bereich Indexing Schedule eine der folgenden Optionen zum Aktualisierungsintervall der Suchindizes aus:

Index new archived emails immediately – Neue E-Mail-Inhalte werden mit ihrer Sicherung im Archivspeicher umgehend auch im Suchindex katalogisiert. Bei Auswahl dieser Option bleiben Suchindizes stets auf dem neuesten Stand, sodass Benutzer E-Mails direkt nach deren Archivierung anzeigen und suchen können. Abhängig von der Anzahl der zu archivierenden E-Mails und den damit verbundenen, ggf. kurzen Aktualisierungsabständen sollte Ihr System ausreichende Leistungsreserven besitzen.

Index new archived emails every – Suchindizes werden in einem festgelegten Zeitintervall mit Daten neu archivierter E-Mails aktualisiert, beispielsweise alle 30 Minuten, stündlich oder im Abstand von zwei Stunden. Es ist zu empfehlen diese Option zu wählen, um die Systembelastung zu reduzieren, aber dennoch von einer zeitnahen Aktualisierung der Suchindizes zu profitieren.

Index new archived emails every day at – Geben Sie eine feste Uhrzeit an, zu der Suchindizes einmal täglich mit Daten zu E-Mails, die seit der letzten Aktualisierung archiviert worden sind, auf den neuesten Stand gebracht werden. Mit dieser Option können neue E-Mails zu einem Zeitpunkt katalogisiert werden, wenn das E-Mail-Aufkommen für gewöhnlich gering ist. Hierdurch wir ein Leistungsabfall vermieden. Beachten Sie jedoch, dass bei Auswahl dieser Option Mitteilungen, die nach der Suchindex-Aktualisierung archiviert werden, bis zur erneuten Aktualisierung in 24 Stunden nicht mit Hilfe der Suchfunktion gefunden werden können.

Hinweis: Ungeachtet des gewählten Aktualisierungsintervalls können Benutzer neu archivierte E-Mails sofort nach deren Sicherung mit Hilfe der Funktion Anzeigen darstellen lassen.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die Einstellungen zu speichern.

Neuaufbau eines Suchindex

Sollte ein Suchindex E-Mail-Abfragen fehlerhaft bearbeiten oder beschädigt sein, kann er neu aufgebaut werden.

Hinweis: Beachten Sie, dass der Neuaufbau eines Suchindex mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann; die Dauer richtet sich nach der Anzahl der im zugehörigen Archivspeicher gesicherten E-Mails. Während dieses Vorgangs kann die Suchfunktion für den betreffenden Archivspeicher nicht genutzt werden. Der Neuaufbau eines Suchindex erhöht zudem die Prozessorlast und erfordert häufige Festplattenzugriffe, sodass die Systemleistung beeinträchtigt wird. Wir empfehlen Ihnen daher, diesen Vorgang durchzuführen, wenn Server-Ressourcen weniger beansprucht werden, beispielsweise außerhalb der normalen Geschäftszeiten.

So starten Sie den Neuaufbau eines Suchindex:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver > Konfiguration > Suchindex-Verwaltung.

3. Klicken Sie auf den Link Rebuild Index rechts neben dem Suchindex, der neu aufgebaut werden soll.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen speichern, um die Einstellungen zu speichern.