Verwenden von Kategorisierungsrichtlinien

Mit Hilfe von Kategorisierungsrichtlinien werden E-Mails auf Unternehmensebene nach Inhalt gekennzeichnet, bevor eine Sicherung in den Archivspeichern erfolgt. Erstellen Sie beispielsweise eine Kategorisierungsrichtlinie, die E-Mails, in denen das Stichwort „Anzeige“ im Betreff oder Textkörper vorkommt und die zudem über die Adresse Vertrieb@hauptdomaene.com empfangen oder verschickt wurden, mit der Kennzeichnung „Vertrieb“ versieht.

Kategorisierungsrichtlinien helfen bei der gezielten Anzeige von E-Mails einer bestimmten Kategorie. Durch eine bereits auf Unternehmensebene durchgeführte Bearbeitung ist sichergestellt, dass alle entsprechenden Nachrichten stets mit der richtigen, einheitlichen Kennzeichnung versehen werden. GFI MailArchiver unterstützt zudem die manuelle Kennzeichnung von E-Mails durch Benutzer. Dieses Vorgehen ist aufgrund von Fehleranfälligkeit jedoch nicht zu empfehlen. Ein weiterer Vorteil der automatischen Kennzeichnung einer E-Mail: Allen Benutzern, die auf eine gekennzeichnete Nachricht zugreifen, ist es aufgrund der Zusatzinformation leichter möglich, weitere ähnliche E-Mails schneller per Suchfunktion aufzufinden.

Anwenden von Kategorisierungsrichtlinien auf E-Mails

Bei der Archivierung einer E-Mail kontrolliert GFI MailArchiver, ob ihr Inhalt die Bedingungen von aktivierten Kategorisierungsrichtlinien erfüllt. Erfüllt eine E-Mail die Bedingungen von mehr als einer Richtlinie, versieht GFI MailArchiver die Nachricht mit allen zutreffenden Kennzeichnungen.

Hinweis: Neu erstellte oder geänderte Kategorisierungsrichtlinien gelten nur für zukünftig zu archivierende E-Mails. Bereits archivierte Nachrichten bleiben unberücksichtigt, da die Anwendung der Richtlinien nur zum Zeitpunkt der Archivierung erfolgt.

Erstellen einer Kategorisierungsrichtlinie

So erstellen Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver > Konfiguration > Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf Add Categorization Policy, um den Assistenten Categorization Policy Wizard aufzurufen.

4. Geben Sie der Richtlinie auf der ersten Seite des Assistenten im Eingabefeld Categorization Policy Name einen aussagekräftigen Namen. Markieren Sie das Kontrollkästchen Categorization policy in effect, wenn zu archivierende E-Mails mit dieser Kategorisierungsrichtlinie kontrolliert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

Screenshot 99 – Assistent zum Einrichten von Kategorisierungsrichtlinien

5. Geben Sie auf der Seite Subject Keywords eine Liste mit Stichwörtern an, die im Betreff einer zu archivierenden E-Mail überprüft werden sollen. Sollte eine Übereinstimmung mit mindestens einem angegebenen Stichwort vorliegen und erfüllt die E-Mail alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.

Screenshot 100 – Im E-Mail-Betreff zu kontrollierende Stichwörter

6. Wiederholen Sie Schritt 5, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen. Im Informationsfeld Apply categorization policy if werden alle Bedingungen angezeigt, die eine E-Mail erfüllen muss, damit die Kennzeichnung erfolgt.

7. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

8. Geben Sie auf der Seite Body Keywords eine Liste mit Stichwörtern an, die im Textkörper einer zur archivierenden E-Mail überprüft werden sollen. Sollte eine Übereinstimmung mit mindestens einem festgelegten Stichwort vorliegen und erfüllt die E-Mail alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Geben Sie ein neues Stichwort oder einen Begriff im Eingabefeld ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Add, um den Eintrag hinzuzufügen.

9. Wiederholen Sie Schritt 8, um weitere Stichwörter/Begriffe hinzuzufügen. Im Informationsfeld Apply categorization policy if werden alle Bedingungen angezeigt, die eine E-Mail erfüllen muss, damit die Kennzeichnung erfolgt.

10. Sollen nur übereinstimmende ganze Wörter gesucht werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Match whole words. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

 

Screenshot 101 – Im Textkörper zu kontrollierende Stichwörter

11. Erstellen Sie auf der Seite Email Sender eine Liste mit Active Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt der Absender einer E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.

12. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ kann mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-Adresse definiert werden. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.

Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen angeben.

13. Wiederholen Sie Schritt 12, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

14. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.

15. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

16. Wiederholen Sie Schritt 15, um weitere AD-Benutzer hinzuzufügen.

 

Screenshot 102 – Zu kontrollierende E-Mail-Absender

17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

18. Erstellen Sie auf der Seite Email Recipient eine Liste mit Active Directory-Benutzern (AD) und E-Mail-Adressen. Stimmt mindestens ein Empfänger der E-Mail mit einem der aufgeführten AD-Benutzer/einer E-Mail-Adresse überein und erfüllt die Nachricht alle anderen über den Assistenten festgelegten Bedingungen, wird die Kategorisierungsrichtlinie auf die E-Mail angewendet. Um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option Email aus.

19. Geben Sie die E-Mail-Adresse im Eingabefeld neben der Drop-Down-Liste ein. Durch Verwendung der Platzhalter Fragezeichen „?“ und Sternchen „*“ kann mit einem Eintrag mehr als eine E-Mail-Adresse definiert werden. Das @-Zeichen muss in der E-Mail-Adresse stets angegeben werden. Fragezeichen stehen als Platzhalter für jeden beliebigen Buchstaben. Beispiel: Die Verwendung von „???n@?aster-domain.com“ führt zu Übereinstimmungen mit „john@master-domain.com“ und „joan@faster-domain.com“. Um eine gesamte Domäne einzuschließen, wählen Sie den Sternchen-Platzhalter anstatt des Kontonamens, wie in „*@master-domain.com“.

Hinweis: Sie können sowohl lokale als auch externe E-Mail-Adressen angeben.

20. Wiederholen Sie Schritt 19, um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen.

21. Um einen Active Directory-Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der angezeigten Drop-Down-Liste die Option User aus.

22. In der Drop-Down-Liste neben der Schaltfläche Add werden alle E-Mail-aktivierten Active Directory-Benutzter angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

23. Wiederholen Sie Schritt 22, um weitere AD-Benutzer hinzuzufügen.

Screenshot 103 – Zu kontrollierende E-Mail-Empfänger

24. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

Screenshot 104 – Aktionen einer Kategorisierungsrichtlinie

25. Geben Sie auf der Seite Categorization Policy Action an, mit welchem Begriff GFI MailArchiver E-Mails kennzeichnen soll, die die Bedingungen der Kategorisierungsrichtlinie erfüllen. Wählen Sie eine der in der Drop-Down-Liste angezeigten Kennzeichnungen aus oder geben Sie eine neue ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Next.

Screenshot 105 – Zusammenfassung von Bedingungen einer Kategorisierungsrichtlinie

26. Überprüfen Sie auf der Abschlussseite des Assistenten alle Einstellungen und Bedingungen, die Sie für diese Richtlinie zuvor festgelegt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu schließen.

Screenshot 106 – Gesicherte Kategorisierungsrichtlinie

27. GFI MailArchiver führt die neue Kategorisierungsrichtlinie in der Übersicht Kategorisierungsrichtlinien auf.

Screenshot 107 – Auf Unternehmensebene kategorisierte E-Mail

Ändern einer Kategorisierungsrichtlinie

Hinweis: Wenn Sie die Bedingungen einer bestehenden Kategorisierungsrichtlinie anpassen, wirken sich diese Änderungen nicht auf die bereits im Archivspeicher gesicherten E-Mails aus.

So ändern Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver > Konfiguration > Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden Kategorisierungsrichtlinie auf das Symbol , um den Assistenten Categorization Policy Wizard zu starten. Führen Sie die vom Assistenten unterstützten Konfigurationsschritte durch, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Erstellen einer Kategorisierungsrichtlinie“ beschrieben.

Hinweis: Um im Assistenten Categorization Policy Wizard Stichwörter, AD-Benutzer oder E-Mail-Adressen zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem zu entfernenden Eintrag auf das Symbol .

4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und den Assistenten beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings.

Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie

Hinweis: Mit dem Entfernen einer Kategorisierungsrichtlinie führt GFI MailArchiver keine Änderungen an E-Mails durch, die bereits in den Archivspeichern gesichert sind. Falls Sie beispielsweise eine Richtlinie löschen, die E-Mails mit dem Begriff „Vertrieb“ gekennzeichnet hat, bleibt diese Kennzeichnung auch weiterhin bestehen.

So entfernen Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver > Konfiguration > Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie rechts neben der Kategorisierungsrichtlinie, die entfernt werden soll, auf das Symbol .

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.

Aktivieren/Deaktivieren einer Kategorisierungsrichtlinie

So aktivieren/deaktivieren Sie eine Kategorisierungsrichtlinie:

1. Rufen Sie die Konfigurationsoberfläche von GFI MailArchiver auf, wie zu Beginn dieses Kapitels unter „Einführung“ beschrieben.

2. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf den Knoten GFI MailArchiver > Konfiguration > Kategorisierungsrichtlinien.

3. Klicken Sie in der Tabelle rechts neben der zu bearbeitenden Kategorisierungsrichtlinie auf das Symbol , um den Assistenten Categorization Policy Wizard zu starten.

4. Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie durch Markieren von Categorization policy in effect die Kategorisierungsrichtlinie aktivieren. Durch Entfernen des Häkchens wie die Richtlinie deaktiviert.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Finish, um den Assistenten zu schließen.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Save Settings, um die Einstellungen zu speichern.