Konfigurierung eines Disclaimers
Um ausgehenden E-Mails einen Disclaimer hinzuzufügen, gehen Sie bitte auf den Disclaimer-Knoten im GFI MailEssentials-Konfigurationsmenü. Sie können unterschiedlichen Domänen oder Benutzern verschiedene Disclaimer zuweisen.
Screenshot 62 - Hinzufügen eines Disclaimers
So fügen Sie einen Disclaimer hinzu:
1. Markieren Sie den Knoten „E-Mail-Verwaltung" > „Disclaimer" im GFI MailEssentials-Konfigurationsmenü. Klicken Sie mir der rechten Maustaste und wählen Sie „Neu" > „Disclaimer".
Screenshot 63 - Zuweisen von Disclaimern (für Benutzer oder Domäne)
2. Geben Sie bitte an, ob Sie einen Benutzer-basierten oder Domänen-basierten Disclaimer hinzufügen möchten. Falls Sie einen Domänen-basierten Disclaimer erstellen möchten, können Sie die gewünschte Domäne aus der Liste der konfigurierten Domänen auswählen. Alle von dieser Domäne verschickten Mitteilungen werden mit einem Disclaimer versehen. Wenn Sie einen Benutzer-Disclaimer erstellen möchten, können Sie hierfür einen Benutzer oder eine Benutzer-Gruppe angeben. Dieser Disclaimer wird nur an E-Mails angehängt, die von diesem Benutzer oder der Benutzer-Gruppe verschickt werden.
Screenshot 64 - Auswahl des Benutzers/der Gruppe für einen neuen Benutzer-Disclaimer
3. Wenn Sie einen Benutzer-basierten Disclaimer erstellen möchten, müssen Sie den entsprechenden Benutzer angeben. Wenn Sie GFI MailEssentials im Active Directory-Modus installiert haben, können Sie Ihre Auswahl direkt über AD vornehmen. Wurde die Software ohne Active Directory-Integration installiert, müssen Sie die SMTP-Mail-Adresse des Benutzers angeben.
Screenshot 65 - Angabe einer Domäne für einen Domänen-basierten Disclaimer
4. Wenn Sie einen Domänen-basierten Disclaimer erstellen möchten, müssen Sie die entsprechende Domäne angeben. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall der Disclaimer nur dann hinzugefügt wird, wenn die Absenderadresse der E-Mail auch die von Ihnen festgelegte Domäne enthält! Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen mit unterschiedlichen Domänen verwenden, müssen Sie die Disclaimer für sämtliche von Ihnen genutzten Domänen einrichten.
5. Ein neuer Disclaimer wird im rechten Fenster aufgeführt. Mit einem Doppelklick auf den Disclaimer können Sie dessen Eigenschaften aufrufen.
6. Bestimmen Sie, ob der Disclaimer an den Anfang oder an das Ende der E-Mail gestellt werden soll, indem Sie die Position „oben" oder „unten" auswählen. Zudem lässt sich festlegen, welcher ausgehenden Post der Disclaimer hinzugefügt werden soll, indem Sie auf die Schaltfläche „Auswählen" klicken und dann den gewünschten Benutzer bzw. die Gruppe oder Domäne markieren.
7. Jetzt können Sie Ihren Disclaimer einrichten. Disclaimer lassen sich sowohl im HTML- als auch im Nur-Text-Format erstellen. Um einen HTML-Disclaimer zu erstellen, klicken Sie auf „HTML bearbeiten", damit der Editor für HTML-Disclaimer gestartet wird. Erstellen Sie nun Ihren Disclaimer. Mit Hilfe des Menüs „Einfügen" können Sie Platzhalter einsetzen. Text und Platzhalter lassen sich über die Formatierungs-Werkzeugleiste bearbeiten. Platzhalter (Variablen) sind Felder, die durch den jeweiligen Empfänger- oder Sendernamen in der E-Mail ersetzt werden. Folgende Felder lassen sich in einen Disclaimer-Text integrieren: [Display-Name des Empfängers], [E-Mail-Adresse des Empfängers], [Datum], [Name des Absenders] und [E-Mail-Adresse des Absenders].
Nach Eingabe aller Daten klicken Sie bitte auf „Schließen". Dadurch wird der Disclaimer dem Dialogfeld für die Disclaimer-Eigenschaften hinzugefügt.
Screenshot 66 - Disclaimer-Editor
8. Sie können auch eine Text-Version Ihres Disclaimer (für Nur-Text-Mails) direkt über das Dialogfeld „Eigenschaften" hinzufügen. Geben Sie den Text einfach direkt im Bearbeitungsfeld „Nur-Text-Disclaimer" ein. Die Verwendung von Platzhaltern ist über die Schaltfläche „Variable" möglich.
Screenshot 67 - Platzhalter für Disclaimer-Daten
9. Mit Hilfe der Schaltflächen „Import" und „Export" lassen sich Disclaimer bei Bedarf auch importieren oder exportieren.
10. Klicken Sie auf „OK", um das Dialogfeld zu schließen.
HINWEIS: Die Variablen für den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse des Empfängers werden nur dann ersetzt, wenn die E-Mail lediglich an einen einzelnen Empfänger geschickt wird. Beim Verschicken der E-Mail an mehrere Empfänger wird die Variable automatisch mit dem Eintrag „Empfänger" ersetzt.
