Contactos públicos
Si los usuarios utilizan el formulario de Nuevo Mensaje de Outlook para enviar un fax y su portada incluye un campo empresa, el nombre de la empresa del destinatario del fax no se muestra en la portada.
Microsoft Outlook sólo recupera el nombre y número de fax del destinatari de la lista de contactos y no incluye el nombre de la empresa en el correo que se envía al servidor FAXmaker. Por lo tanto FAXmaker no tiene forma de conocer la empresa del destinatario y no puede mostrarla en el campo empresa de la portada.
La forma más sencilla de resolver esto es utilizar el formulario de Mensaje de Fax de FAXmaker, ya que este formulario recupera el nombre de la empresa junto con el número de fax del destinatario. También puede no utilizar el campo empresa en la portada.
Alternativamente, puede instruir a los usuarios a utilizar una lista pública de contactos, localizada en el servidor, a la cual GFI FAXmaker también tenga acceso. De esta forma, GFI FAXmaker puede consultar en la carpeta pública de contactos el nombre de empresa del destinatario. Una carpeta pública de contactos a menudo es utilizada de todas formas, para compartir los datos de los clientes entre los empleados. Puede especficar la consulta de múltiples carpetas públicas de contactos.
Imagen 72 - Nodo contactos públicos
Para habilitar la recuperación del nombre de la empresa de una o varias carpetas públicas de contactos:
1. Asegure que tiene un perfil en funcionamiento, configurado como perfil predeterminado, para conectar a su Exchange Server. Si ha instalado GFI FAXmaker en un equipo aparte, ya ha configurado un perfil de Microsoft Outlook. Si ha instalado GFI FAXmaker en el equipo Exchange, probablemente necesite crear un perfil. Piede hacerlo desde el panel de control de Windows. Asegure que el usuario/buzón que especifique en el perfil tiene acceso a las listas de contactos públicos que quiere que consulte FAXmaker.
2. En la configuración de GFI FAXmaker vaya al nodo Advanced > Public Contacts. Haga clic con el botón derecho sobre este nodo para abrir las propiedades. Marque Enable Exchange public contacts retrieval.
3. Haga clic en Add para agregar una lista de contactos públicos. Introduzca el nombre de la carpeta de contactos públicos (contactos públicos son esencialmente una carpeta pública con elementos de contacto en lugar de elementos de correo) que contiene los contactos públicos. Por ejemplo, si ha creado una carpeta pública `Contactos corporativos', deberá introducir: Company contacts. Si ha creado su Lista de Contactos compartidos en una subcarpeta, entonces deberá indicar la estructura de carpetas. Por ejemplo, si la carpeta `Contactos corporativos' esta localizada inmediatamente debajo de una carpeta llamada `Lista teléfonos', entonces deberá introducir lo siguiente: Lista de telefonos\Company contacts.
4. Puede especificar varias listas de contactos públicos. Recuerde sin embargo que consultar una lista de contactos puede tomar un segundo aproximadamente, dependiendo de la velocidad de su servidor Exchange.
5. Tras haber introducido la lista de carpetas públicas de contactos, haga clic en el botón Test. GFI FAXmaker intentará consulta las carpetas públicas de contactos de la lista. Si el test tiene éxito, puede hacer clic en Aceptar. Si no tiene éxito, el perfil predeterminado no se ha creado o no tiene permiso para acceder a las carpetas de contactos. Asegure que la cuenta que utilice durante la creación del perfil tenga acceso a la lista pública de contactos.
Imagen 73 - Creando un perfil
6. Si GFI FAXmaker no encuentra ningún perfil, iniciará automáticamente el asistente de creación de perfil de Microsoft. Tendrá que especificar el nombre del servidor Exchange y el nombre del buzón, y si viaja con el equipo o no. Haga clic en No, asumiendo que tenga con usted su servidor Exchange cuando viaja. Haga clic en Finalizar para crear el perfil.
7. Vuelva a probar si GFI FAXmaker puede consultar la lista de contactos.
