Configurar el archivo de fax
La característica Archiving le permite archivar todos los faxes entrantes y salientes, habilitándole para guardar un histórico de sus comunicaciones de fax. GFI FAXmaker admite 2 métodos de archivo: mediante el envío de una copia de todos los faxes a una solución de archivo de correo (vía correo electrónico) o archivándolo directamente en una base de datos. La ventaja de archivar en una solución de archivo de correo, es que puede permitir a los usuarios buscar faxes de la misma forma que recuperan correo.
GFI MailArchiver for Exchange
Obviamente GFI FAXmaker funciona bien con GFI MailArchiver for Exchange. Esta es una solución de archivo de correo fácil de utilizar que le permite archivar todo el correo interno y externo en una base de datos SQL. Puede proporcionar a los usuarios acceso fácil y centralizado al correo antiguo mediante un interfaz de búsqueda basado en web.
El ahorro de espacio es considerable - mediante el almacenamiento del correo en una base de datos SQL y por la compresión de adjuntos, GFI MailArchiver for Exchange puede almacenar el correo hasta un 70% más eficientemente que en almacenes de Exchange o PSTs. GFI MailArchiver también permite fácil intercambio de copias de seguridad y restauraciones. Como todo el correo se almacena externamente en una base de datos SQL estándar, no tiene que preocuparse de restaurar los almacenes de exchange, que a menudo están corruptos. Los usuarios no necesitan archivar y administrar PSTs locales ya que todo el correo se almacena centralizadamente.
También puede utilizar otras soluciones de archivo de correo: Es casi seguro que soportarán el rescate de correos al archivo desde un buzón y permitan al usuario buscar faxes mediante el interfaz incluido con su solución de archivo.
Archivar en una solución de archivo de correo
Para archivar mediante el correo:
Imagen 76 - Archivando el correo en un paquete de archivo de correo
1. En el programa de configuración de GFI FAXmaker, haga clic con el botón derecho en el nodo Archiving y seleccione Propiedades. Esto mostrará el diálogo de propiedades del Archivo.
2. En la etiqueta Archivo de Correo marque los faxes que desea archivar. Puede archivar faxes recibidos, enviados y fallidos.
3. Especifique la dirección de correo a la que enviar todos los faxes. El cuerpo del correo incluirá el informe de transmisión y el fax adjunto. Si tiene instalado el módulo OCR, los faxes recibidos incluirán el resultado del OCR en el cuerpo. Para los faxes enviados, el texto convertido en la portada se incluirá con el informe de transmisión. Esto permite una sencilla búsqueda de faxes.
4. Especifique en qué formato quiere archivar los faxes. PDF es el formato recomendado, ya que la mayoría de los usuarios tienen instalado un visor PDF. Haga clic en Aceptar.
Archivar directamente en una base de datos
Nota: Esta característica puede tomar un espacio en disco considerable - tenga esto en cuenta cuando ponga en marcha su servidor de bases de datos.
Imagen 77 - Propiedades del archivo
Para archivar faxes en una base de datos:
1. En el programa de configuración de GFI FAXmaker, haga clic con el botón derecho en el nodo Archiving y seleccione Propiedades. Esto mostrará el diálogo de propiedades del Archivo.
2. En la etiqueta Database Archiving, marque `Enable archiving' para activar el archivo de faxes.
Imagen 78 - Configuración de la base de datos
3. Haga clic en `Setup Database' para configurar la base de datos en la que los faxes serán almacenados. En el díalogo de configuración de la base de datos puede escoger entre Microsoft SQL o Microsoft Access. Aunque puede archivar el correo en una base de datos Access, esto no es muy práctico, considerando la cantidad de datos que serán almacenados.
Nota: El archivo de FAXmaker requiere habilitar el modo de autentificación mixto de SQL Server.
4. Si selecciona Microsoft Access, indique un nombre de archivo y la localización. ¡Asegure que tiene espacio suficiente en disco!
5. Si selecciona SQL/MSDE, especifique el nombre del servidor y las credenciales. GFI FAXmaker creará automáticamente una base de datos llamada FAXmakerArchive bajo la que incluirá las tablas que se crearán.
Nota: Si selecciona MSDE la base de datos tiene un límite de 2 gigabytes.
