Configurando de quién serán archivados los correos electrónicos

En la sección previa ‘Configurando cuáles correos electrónicos deben ser archivados’ en este capitulo, se configuró qué correos electrónicos se desea que GFI MailArchiver archive, basado en la dirección de flujo (entrante, saliente o interno). Esta sección mostrará cómo controlar de quién se quiere que GFI MailArchiver archive los correos electrónicos, al configurar las opciones de exclusión. Por defecto, GFI MailArchiver esta configurado para archivar todos los correos electrónicos de todos los usuarios (Archive emails for all users).

Excluyendo una lista de usuarios del proceso de archivo

Para archivar los correos electrónicos de todos los usuarios pero excluyendo algunos usuarios del proceso de archivo, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archiving and User Exclude Options (Opciones de archivo y exclusión de usuarios).

3. Bajo User Exclude Options, haga clic en Archive emails for all users, except anyone listed below.

4. Para excluir una dirección de correo electrónico especifica, seleccione Email de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.

5. En la caja al lado de la lista, ingrese la dirección de correo electrónico que se quiere excluir del proceso de archivo. Los comodines ‘?’ y ‘*’, pueden ser usados para incluir más de una dirección de correo electrónico. Note que el signo ‘@’ debe estar siempre presente en la dirección de correo electrónico especificada. Se puede usar signos de interrogación para representar cualquier letra. Por ejemplo, ???n@?aster-domain.com representaría direcciones tales como john@master-domain.com o como joan@faster-domain.com. Para excluir un dominio completo, use el comodín ‘*’ en reemplazo del nombre de la cuenta, por ejemplo, *@master-domain.com.

 

NOTA: Se puede especificar tanto direcciones de correo internas como externas.

 

6. Haga clic en Add para agregar la dirección de correo electrónico a la lista.

Imagen 18 - Excluyendo una dirección de correo electrónico

7. Para agregar más de de una dirección de correo a ser excluida, repita los pasos 5 y 6.

8. Para excluir un usuario que hace parte del Directorio Activo, seleccione User de la lista desplegable que esta en línea con el botón Add.

Imagen 19 – Excluyendo un usuario que hace parte del Directorio Activo

9. La lista al lado del botón Add, muestra todos los usuarios de correo permitidos del Directorio Activo. Seleccione el que se quiere excluir del proceso de archivo.

10. Haga clic en Add para agregar el usuario que hace parte del Directorio Activo a la lista.

11. Para agregar más usuarios a excluir, repita los pasos 9 y 10.

 

Imagen 20 – Usuario que hace parte del Directorio Activo excluido

12. Haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

NOTA: GFI MailArchiver no archivará correo que tiene como remitente o destinatario a alguien listado en la lista de exclusión. Por ejemplo, si se excluye a jdoe@master-domain.com del proceso de archivo, y el usuario user@externaldomain.com envía un correo electrónico a peter@master-domain.com y a jdoe@master-domain.com, GFI MailArchiver no archivará el correo electrónico.

Archivar los correos de solo ciertos usuarios

Para archivar los correos electrónicos de solo ciertos usuarios y excluir todos los demás, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archiving and User Exclude Options (Opciones de archivo y exclusión de usuarios).

3. Bajo User Exclude Options, haga clic en Archive emails only for the users listed below.

4. Para incluir una dirección de correo electrónico especifica, seleccione Email de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.

5. En la caja al lado de la lista, ingrese la dirección de correo electrónico que se quiere incluir en el proceso de archivo. Los comodines ‘?’ y ‘*’, pueden ser usados para incluir más de una dirección de correo electrónico. Note que el signo ‘@’ debe estar siempre presente en la dirección de correo electrónico especificada. Se puede usar signos de interrogación para representar cualquier letra. Por ejemplo, ???n@?aster-domain.com representaría direcciones tales como john@master-domain.com o como joan@faster-domain.com. Para excluir un dominio completo, use el comodín ‘*’ en reemplazo del nombre de la cuenta, por ejemplo, *@master-domain.com.

 

NOTA: Se puede especificar tanto direcciones de correo internas como externas.

 

6. Haga clic en Add para agregar la dirección de correo electrónico a la lista.

7. Para agregar más de de una dirección de correo a ser excluida, repita los pasos 5 y 6.

8. Para incluir un usuario que hace parte del Directorio Activo, seleccione User de la lista desplegable que esta al lado del botón Add.

9. La lista al lado del botón Add, muestra todos los usuarios de correo permitidos del Directorio Activo. Seleccione el que se quiere incluir en el proceso de archivo.

10. Haga clic en Add para agregar a la lista, el usuario que hace parte del Directorio Activo.

11. Para agregar más usuarios a excluir, repita los pasos 9 y 10.

Imagen 21 – Archivar correos solo de los usuarios listados

12. Haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

NOTE: GFI MailArchiver archivará correo que tiene como remitente o destinatario a alguien listado en la lista de exclusión. Por ejemplo, si se excluye a jdoe@master-domain.com del proceso de archivo, y el usuario user@externaldomain.com envía un correo electrónico a peter@master-domain.com y a jdoe@master-domain.com, GFI MailArchiver archivará el correo electrónico.

Archivar los correos electrónicos de todos los usuarios

Si se quiere archivar los correos electrónicos de todos los usuarios, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archiving and User Exclude Options (Opciones de archivo y exclusión de usuarios).

3. Bajo User Exclude Options, haga clic en Archive emails for all users.

NOTE: No se necesita remover los usuarios o direcciones de correo electrónico que probablemente hayan sido agregados a la lista previamente, ya que GFI MailArchiver ignorará estas entradas cuando se selecciona la opción Archive emails for all users.

4. Haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

Removiendo usuarios de la lista

Para remover direcciones de correo individuales o usuarios de Directorio Activo de la lista, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archiving and User Exclude Options (Opciones de archivo y exclusión de usuarios).

3. Haga clic en el botón , ubicado a la derecha de la dirección de correo electrónico o usuario de Directorio Activo al que se desea remover de la lista. Repita este paso para remover más entradas si es necesario.

4. Haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).