Configurando la administración de almacenes de correo

A través de la opción de GFI MailArchiver llamada Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo), se puede configurar una cola de nuevos almacenes de correo en los que GFI MailArchiver empezará a archivar de acuerdo a la agenda que se configure.

Esta opción es útil ya que le permite:

1. Mantener bajo control el tamaño del almacén de correo, al configurar GFI MailArchiver para que arranque a archivar en un nuevo almacén de correo cada trimestre, por ejemplo.

2. Crear almacenes de correo por cada trimestre del año, por ejemplo, y así administrar mejor a cuáles almacenes de correo se quiere permitir que sean navegados y se hagan búsquedas por parte de los usuarios de la red.

Para configurar la administración de almacenes de correo, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo).

3. Ahora se necesita crear una cola de almacenes de correo, en los cuales GFI MailArchiver empezará a archivar, de acuerdo a la agenda que se configurará más adelante. Para agregar un almacén de correo a la cola, haga clic en “Agregar almacén de correo” (Add Archive Store).

4. Utilice el asistente de almacén de correo Archive Store Wizard, como se mencionó en una de las secciones anteriores en este capitulo, dependiendo del tipo de almacén de correo que se quiere crear.

5. Repita los pasos 3 y 4 mencionados arriba para agregar a la cola tantos almacenes de correo como se requieran.

NOTE: Cuando se agrega almacenes de correo a la cola, asegúrese siempre de que se ha seleccionado una nueva base de datos central para él. Esto es importante ya que si se escoge la misma base de datos para diferentes almacenes de correo en la cola, se terminaría con correos electrónicos de diferentes periodos en el mismo almacén de correo, lo cual sería confuso para usuarios que realizan búsquedas o navegación, así como también sería confuso para realizar tareas administrativas en el almacén de correo.

6. Ahora se necesita configurar la agenda que controla cuando GFI MailArchiver iniciará a archivar en los almacenes de correo en la cola. Para habilitar la opción de administración de almacenes de correo y configurar la agenda, seleccione la caja de selección Enable the swap archive store schedule.

7. De la lista Start schedule on, seleccione cuándo se quiere que el primer almacén de correo en la tabla se vuelva activo. Por ejemplo, si se quiere iniciar el archivar en el primer almacén de correo en la tabla desde el inicio del año 2007, seleccione de la lista January y 2007.

8. A continuación, se necesita especificar qué tan frecuente se quiere que GFI MailArchiver cambie a un nuevo almacén de correo de la tabla. Por ejemplo, si se quiere utilizar un nuevo almacén de correo cada trimestre, teclee 3 en la caja Swap archive store every.

9. Note que la columna Start Archiving to on muestra cuándo GFI MailArchiver empezará a archivar en cada uno de los almacenes de correo en la cola. Luego haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

NOTA 1: GFI MailArchiver lista los almacenes de correo en la tabla Start archiving to on por orden de fecha. El almacén de correo listado ubicado en la parte superior es el que GFI MailArchiver empezará a archivar primero de acuerdo con la agenda, seguido por el que se encuentra debajo y así sucesivamente.

NOTA 2: Usuarios de red no pueden navegar y hacer búsquedas en los almacenes de correo listados en la página Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo), incluso si la correspondiente opción bajo la columna “navegación de usuario permitida” (User Browsing Allowed) esta seleccionada. La columna User Browsing Allowed en la página Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo), le muestra si a los usuarios de red les será permitido navegar y hacer búsquedas en el almacén de correo, una vez que GFI MailArchiver empiece a archivar en él, es decir se vuelva activo.

Cinco días antes de que GFI MailArchiver empiece a archivar en el siguiente almacén de correo de la cola, probará las configuraciones del almacén de correo. Luego GFI MailArchiver enviará un correo electrónico de notificación a la dirección de correo del administrador configurada en el nodo General Settings, para informar si la prueba fue exitosa o no.

Si las configuraciones del almacén de correo no pasaron la prueba, GFI MailArchiver inactivará la agenda. Se tiene entonces que revisar por qué falló el primer almacén de correo en la cola y después de arreglar el problema se debe re-activar la agenda.

Cuando GFI MailArchiver empieza a archivar en un nuevo almacén de correo de acuerdo con la agenda que se configuró, las siguientes acciones toman lugar:

·	GFI MailArchiver removerá el almacén de correo de la lista Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo) y lo moverá a la lista Archive Stores (Almacenes de correo).

Si se quiere modificar la prioridad de un almacén de correo específico en la cola de administración de almacenes de correo, de tal manera que GFI MailArchiver empiece a archivar en el almacén de correo antes o después otro almacén de correo, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo).

3. Haga clic en el botón

o en el botón

, ubicado a la izquierda del almacén de correo al que se quiere subir o bajar la prioridad respectivamente.

4. Repita el paso 3 hasta que todos los almacenes de correo tengan la prioridad que se quiere. Revise la columna Start archiving to on para estar seguros.

5. Luego haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

Si se quiere re-configurar las opciones de la agenda, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Archive Stores Management (Administración de almacenes de correo).

3. Modifique las opciones Start schedule on y Swap archive store every y luego haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).