NOTA: Directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver ha almacenado ya un correo en un almacén de correo, no afectará el correo. Esto, debido a que GFI MailArchiver revisa correos contra las directivas de retención existentes en el momento de archivar el correo.
NOTA: Un correo puede cumplir con solo una directiva de retención. Así, las prioridades que se asigne a las directivas de retención son bastante importantes.
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Retention Policies (Directivas de Retención).
3. Haga clic en “Agregar Directiva de Retención” (Add Retention Policy) para desplegar el “asistente de directiva de retención” ( Retention Policy Wizard).
4. En la primera página, para la directiva de retención ingrese un nombre descriptivo en la caja Retention Policy Name. La caja de selección Retention policy in effect, debería ser seleccionada si se quiere que GFI MailArchiver revise los correos contra las directivas de retención. Haga clic en Next para continuar.
5. En la página Subject Keywords, se puede especificar una lista de palabras clave. Si el asunto contiene alguna de las palabras claves especificadas y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de retención se aplicaría a ese correo. Para agregar una palabra o frase clave, ingrésela en la caja ubicada a la izquierda del botón Add, y luego haga clic en Add.
8. En la página Body Keywords, se puede especificar una lista de palabras clave. Si el cuerpo del correo contiene alguna de las palabras clave especificadas y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de retención aplicaría a ese correo. Para agregar una palabra clave o frase, ingrésela en la caja ubicada a la izquierda del botón Add, y luego haga clic en Add.
11. En la página Email Sender, se puede especificar una lista de usuarios de Directorio Activo y direcciones de correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico del remitente corresponde a cualquiera de los usuarios de Directorio Activo / direcciones de correo electrónico especificadas, y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de retención aplicaría a ese correo. Para agregar una dirección de correo electrónico especifica, seleccione Email de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.
NOTA: Se puede especificar tanto direcciones de correo internas como externas.
14. Para agregar un usuario de Directorio Activo, seleccione User de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.
15. La lista al lado del botón Add, lista todos los usuarios de correo permitidos de Directorio Activo. Seleccione el que se quiere agregar y luego haga clic en Add.
17. Haga clic en Next para continuar.
18. En la página Email Recipient, se puede especificar una lista de usuarios de Directorio Activo y direcciones de correo electrónico. Si uno o más de los destinatarios de correo corresponde a cualquiera de los usuarios de Directorio Activo / direcciones de correo electrónico especificados, y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de retención aplicaría a ese correo. Para agregar una dirección de correo electrónico especifica, seleccione Email de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.
NOTA: Se puede especificar tanto direcciones de correo internas como externas.
22. La lista al lado del botón Add, muestra todos los usuarios de correo permitidos del Directorio Activo. Seleccione el que se quiere incluir en el proceso de archivo y haga clic en Add.
24. Haga clic en Next para continuar.
25. En esta página, se tiene que especificar la acción que se quiere que GFI MailArchiver tome sobre los correos que cumplen con esa directiva de retención. Se puede seleccionar que elimine los correos inmediatamente al seleccionar Deleted immediately bajo Retention Policy Action, o sino borrar los correos después de un cierto número de días, seleccionando la opción Deleted from the archive store after y luego ingresando el número de días en la caja de abajo. Luego haga clic en Next para continuar.
NOTA: Si se re-configura las condiciones de una directiva de retención, correos presentes en el almacén de correo no son afectados. De otra parte, si se cambia la acción de por ejemplo, borrar en 60 días a borrar en 90 días, los correos en el almacén de correo que tienen la directiva de retención aplicada sobre ellos, serán borrados después de haber sido almacenados por 90 días, a cambio de 60 días.
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Retention Policies (Directivas de Retención).
3. De la tabla, haga clic en el botón  , a la derecha de la directiva de retención que se quiere modificar, para desplegar el asistente Retention Policy Wizard. Utilice el asistente como se mencionó en la sección ‘Creando una directiva de retención’, antes en este capitulo.
NOTA: Para remover palabras clave, usuarios de Directorio Activo o direcciones de correo electrónico desde cualquiera de las listas en el asistente Retention Policy Wizard, haga clic en el botón  , a la derecha de la entrada correspondiente que se quiere remover.
NOTA: Si se remueve una directiva de retención, GFI MailArchiver nunca borrará los correos almacenados en los almacenes de correo que tenían esa directiva de retención aplicada a ellos. Esto ocurre, ya que revisa que la directiva de retención asociada con un correo todavía existe antes de borrar el correo del almacén de correo.
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Retention Policies (Directivas de Retención).
4. Haga clic en “guardar la configuración ” (Save Settings).
NOTA: Un correo puede solamente corresponder a una directiva de retención. Así, las prioridades que se asigne a las directivas de retención son bastante importantes.
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Retention Policies (Directivas de Retención).
5. Haga clic en “guardar la configuración ” (Save Settings).
NOTA: Utilice la información mencionada en esta sección con gran cuidado. Si se configura una directiva de retención que abarque todos los correos y si se le asigna una prioridad errónea, se podría finalizar haciendo que GFI MailArchiver borre todos los correos de los almacenes de correo configurados.
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Retention Policies (Directivas de Retención).
6. Haga clic en “guardar la configuración ” (Save Settings).
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Retention Policies (Directivas de Retención).
4. En la primera página, seleccione o no seleccione la caja de selección Retention policy in effect, para habilitar / inhabilitar la directiva de retención respectivamente.
5. Haga clic en Finish para cerrar el asistente.
6. Haga clic en “guardar la configuración ” (Save Settings).
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, o en el botón 
ubicado a la izquierda de la política de retención para incrementar o disminuir la prioridad de la directiva de retención respectivamente.
