Configurando directivas de categorización

NOTE: Directivas de categorización creadas o modificadas después que GFI MailArchiver ha almacenado ya un correo en un almacén de correo, no afectarán ese correo. Esto es porque GFI MailArchiver revisa correos contra las directivas de categorización solamente al momento de archivar.

Para crear una directiva de categorización, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Categorization Policies (Directivas de Categorización).

3. Haga clic en Add Categorization Policy para desplegar el asistente Categorization Policy Wizard.

4. En la primera página, para la directiva de categorización ingrese un nombre descriptivo en la caja Categorization Policy Name. La caja de selección Categorization policy in effect, debería ser seleccionada si se quiere que GFI MailArchiver revise los correos contra las directivas de retención. Haga clic en Next para continuar.

5. En la página Subject Keywords se puede especificar una lista de palabras clave. Si el asunto contiene alguna de las palabras claves especificadas y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de categorización se aplicaría a ese correo. Para agregar una palabra o frase clave, ingrésela en la caja ubicada a la izquierda del botón Add, y luego haga clic en Add.

6. Repita el paso 5 para agregar más palabras clave. El asistente muestra las condiciones que deben ser satisfechas por el correo de manera que la directiva de categorización de la caja Apply retention policy if, se ejecute.

7. Si se quiere utilizar palabras enteras, seleccione la caja de selección Match whole words. Luego haga clic en Next para continuar.

8. En la página Body Keywords, se puede especificar una lista de palabras clave. Si el cuerpo del correo contiene alguna de las palabras clave especificadas y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de categorización aplicaría a ese correo. Para agregar una palabra clave o frase, ingrésela en la caja ubicada a la izquierda del botón Add, y luego haga clic en Add.

9. Repita el paso 8 para agregar más palabras claves. El asistente muestra las condiciones que deben ser satisfechas por el correo, para que la directiva de categorización nombrada en la caja Apply retention policy if, se ejecute.

10. Si se quiere utilizar palabras enteras, seleccione la caja de selección Match whole words. Luego haga clic en Next para continuar.

11. En la página Email Sender, se puede especificar una lista de usuarios de Directorio Activo y direcciones de correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico del remitente corresponde a cualquiera de los usuarios de Directorio Activo / direcciones de correo electrónico especificadas, y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de categorización aplicaría a ese correo. Para agregar una dirección de correo electrónico especifica, seleccione Email de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.

12. En la caja al lado de la lista, ingrese la dirección de correo electrónico que se quiere incluir en el proceso de archivo. Los comodines ‘?’ y ‘*’, pueden ser usados para incluir más de una dirección de correo electrónico. Note que el signo ‘@’ debe estar siempre presente en la dirección de correo electrónico especificada. Se puede usar signos de interrogación para representar cualquier letra. Por ejemplo, ???n@?aster-domain.com representaría direcciones tales como john@master-domain.com o como joan@faster-domain.com. Para excluir un dominio completo, use el comodín ‘*’ en reemplazo del nombre de la cuenta, por ejemplo, *@master-domain.com. Haga clic en Add.

NOTA: Se puede especificar tanto direcciones de correo internas como externas.

13. Para agregar más direcciones de correo electrónico, repita el paso 12.

14. Para agregar un usuario de Directorio Activo, seleccione User de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.

15. La lista al lado del botón Add, lista todos los usuarios de correo permitidos de Directorio Activo. Seleccione el que se quiere agregar y luego haga clic en Add.

16. Para agregar más usuarios de Directorio Activo, repita el paso 15.

17. Haga clic en Next para continuar.

18. En la página Email Recipient, se puede especificar una lista de usuarios de Directorio Activo y direcciones de correo electrónico. Si uno o más de los destinatarios de correo corresponde a cualquiera de los usuarios de Directorio Activo / direcciones de correo electrónico especificados, y el correo satisface las otras condiciones configuradas en el asistente, la directiva de categorización aplicaría a ese correo. Para agregar una dirección de correo electrónico especifica, seleccione Email de la lista que esta en la misma línea que el botón Add.

19. En la caja al lado de la lista, ingrese la dirección de correo electrónico que se quiere incluir en el proceso de archivo. Los comodines ‘?’ y ‘*’, pueden ser usados para incluir más de una dirección de correo electrónico. Note que el signo ‘@’ debe estar siempre presente en la dirección de correo electrónico especificada. Se puede usar signos de interrogación para representar cualquier letra. Por ejemplo, ???n@?aster-domain.com representaría direcciones tales como john@master-domain.com o como joan@faster-domain.com. Para excluir un dominio completo, use el comodín ‘*’ en reemplazo del nombre de la cuenta, por ejemplo, *@master-domain.com. Luego haga clic en Add.

NOTA: Se puede especificar tanto direcciones de correo internas como externas.

20. Para agregar más direcciones de correo electrónico, repita el paso 19.

21. Para incluir un usuario que hace parte del Directorio Activo, seleccione User de la lista desplegable que esta en la misma línea que el botón Add.

22. La lista al lado del botón Add, muestra todos los usuarios de correo permitidos del Directorio Activo. Seleccione el que se quiere incluir en el proceso de archivo y haga clic en Add.

23. Para agregar más usuarios de Directorio Activo, repita el paso 22.

24. Haga clic en Next para continuar.

25. En esta página, se tiene que especificar la etiqueta que se quiere que GFI MailArchiver asigne a los correos que cumplan con esta directiva de categorización. Se puede, ya sea seleccionar de la lista, una etiqueta de categorización existente, o sino teclear una nueva etiqueta. Haga clic en Next para continuar.

26. En la última página del asistente, se puede revisar las opciones y condiciones configuradas en las páginas anteriores. Para finalizar y cerrar el asistente, haga clic en Finish.

27. GFI MailArchiver listará la nueva directiva de categorización en la tabla.

NOTA: Si se re-configura las condiciones de una directiva de categorización, correos presentes en el almacén de correo no son afectados.

Si se quiere modificar una directiva de categorización, siga estos pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Categorization Policies (Directivas de Categorización).

3. De la tabla, haga clic en el botón a la derecha de la directiva de retención que se quiere modificar, para desplegar el asistente Categorization Policy Wizard. Utilice el asistente como se mencionó en la sección ‘Creando una directiva de categorización’, antes en este capitulo.

NOTA: Para remover palabras clave, usuarios de Directorio Activo o direcciones de correo electrónico desde cualquiera de las listas en el asistente Categorization Policy Wizard, haga clic en el botón

, a la derecha de la entrada correspondiente que se quiere remover.

4. Cuando finalice y cierre el asistente, haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

NOTA: Si se remueve una directiva de categorización, GFI MailArchiver no modificará los correos ya almacenados en los almacenes de correo. Por ejemplo, si un correo había sido marcado con ‘Ventas’ a través de una directiva de categorización, GFI MailArchiver no removerá la etiqueta ‘Ventas’, si se borra la directiva de categorización correspondiente.

Si se quiere remover una directiva de categorización, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Categorization Policies (Directivas de Categorización).

3. Haga clic en el botón

, ubicado a la derecha de la directiva de categorización que se quiere remover.

4. Haga clic en “guardar la configuración” (Save Settings).

Si se quiere habilitar / inhabilitar una directiva de categorización, siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a la ventana de configuración de GFI MailArchiver como se muestra en la sección “Introducción a la configuración” en este capitulo.

2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el nodo GFI MailArchiver } Configuration } Categorization Policies (Directivas de Categorización).

3. De la tabla, haga clic en el botón

, ubicado a la derecha de la directiva de categorización que se quiere modificar, para desplegar el asistente Categorization Policy Wizard.

4. En la primera página, seleccione o no seleccione la caja de selección Categorization policy in effect para habilitar / inhabilitar la directiva de categorización respectivamente.