Envoi d'un fax avec un formulaire Microsoft Outlook Message

1. Imprimez sur le pilote d'impression FAXmaker (pour cela il faut que votre administrateur ait configure le fiormulaire Outlook New Message de façon à ce qu'il apparaisse à l'écran automatiquement après l'impression sur le pilote FAXmaker) ou créez un nouveau message électronique dans Outlook.

2. Si vous avez imprimé sur le pilote FAXmaker, votre document sera alors ajouté en pièce jointe au formulaire New Message. Le texte que vous tapez dans l'email sera formaté sur la page de garde de défaut de votre société. Vous pouvez aussi joindre des documents Office et fichiers HTML ou PDF. Le message même peut être formaté en utilisant HTML.

I Si vous voulez joindre un fichier qui contient un objet ou qui utilise des polices différentes, imprimez le document localement plutôt que de l'attacher, car le serveur Fax n'aura pas accès à vos polices ou aux objets ajoutés.

Capture d'écran 10 - Boîte de dialogue d'envoi de message Outlook avec pièce jointe Microsoft Word

3. Maintenant, précisez le(s) destinataire(s) du fax: Cliquez sur le bouton A... dans le formulaire Outlook New Message . Le carnet d'adresses Outlook apparaitra. Sélectionnez maintenant la Liste des Contacts Outlook et choisissez un destinataire. Assurez-vous que le champ Business FAX comporte le numéro de fax du destinataire. Si ceci est le cas, le correspondant apparaîtra au sein du carnet d'adresses sous Outlook avec le numéro après le nom. Cliquez sur « A-> » pour ajouter le destinataire. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires. Cliquez OK lorsque vous avez fini.

Capture d'écran 11 - Sélection d'un destinataire de fax

Astuce: Comment créer une adresse ponctuelle avec le système d'adressage SMTP

Si vous envoyez un fax ponctuel à un correspondant que vous ne voulez pas inclure dans votre carnet d'adresses vous pouvez préciser le numéro de fax directement dans le champ « A: ». dans le format suivant : [fax:<numéro>], par exemple [fax: 0234123918].

4. Lorsque vous avez fini, cliquez « Envoyer ». FAXmaker enverra ensuite votre document par fax. Peu après vous recevrez un rapport de transmission vous informant si le fax a été envoyé avec succès, le nombre de page et l'heure d'envoi. Si votre fax n'a pas été envoyé, le rapport indiquera la raison pour laquelle l'envoi a échoué.

Remarque sur le champ « société » sur les pages de garde

Si vous souhaiter que le nom de la société des destinataires apparaisse sur la page de garde, vous devez utiliser le formulaire FAXmaker FAX Message OU sélectionner un destinataire à partir de la liste de contacts publics à laquelle le serveur fax FAXmaker a accès. Microsoft Outlook n'insère pas le nom de la société du destinataire dans le message. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre administrateur.