Configuration des réponses automatiques

Capture d'écran 54 - Propriétés des réponses automatiques

Pour créer une réponse automatique :

1. Sélectionner le nœud Email management > Auto replies dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials. Cliquez droit, et sélectionner New > Auto reply.

Capture d'écran 55 - Création d'une nouvelle réponse automatique

2. Entrez l'adresse email pour laquelle vous souhaitez créer une réponse automatique. Cette réponse automatique sera envoyée pour tout mail entrant destiné à cette adresse, par exemple sales@company.com. Cliquez OK. Les options de réponses automatiques apparaîtront.

3. En haut de la fenêtre de dialogue, vous pouvez également préciser l'objet que le mail doit contenir pour déclencher la réponse automatique. Ceci est facultatif. Pour activer cette option préciser un objet dans le champ `And subject contains'.

4. Maintenant vous devez préciser le texte de votre réponse automatique. Entrez le texte que vous souhaitez envoyer. Pour importer un fichier texte, cliquez `Import ...'. Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, cliquez sur `Add...' et choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer.

5. Vous pouvez personnaliser la réponse automatique en y ajoutant des variables. Pour ce faire, cliquez sur 'Variable'. Les champs suivants sont disponibles :

Capture d'écran 56 - Boîte de dialogue des variables

Date Field: insertion de la date à laquelle le message a été envoyé.
From Email Field: insertion de l'adresse électronique de l'expéditeur.
From Name Field: insertion du nom de l'expéditeur.
Subject Field: insertion de l'objet de l'e-mail.
To Email Field: insertion de l'adresse du destinataire.
To Name Field: insertion du nom du destinataire.
Tracking Number: assigne au message un numéro de suivi.

Sélectionnez les variables que vous souhaitez insérer et cliquez OK.

6. Quand vous avez préparé la réponse automatique, cliquez sur OK pour l'activer.

Autres options:

Generate Tracking Number in subject: Activez cette option si vous souhaitez que la réponse automatique assigne un numéro de suivi dans l'objet. Ce numéro de suivi peut être utilisé comme référence par le destinataire et par votre entreprise. Le numéro de suivi sera ajouté à la réponse automatique et aussi à l'objet du mail d'origine. Ainsi si vous déplacez le mail dans un dossier public, vous pouvez aisément rechercher un client par le numéro de suivi attribué.

Include email sent: Activez cette option si vous souhaitez que la réponse automatique inclue le texte du message envoyé.

Auto reply from: Vous pouvez préciser une adresse d'origine dans votre réponse automatique.

Auto reply subject: Vous pouvez préciser un objet dans votre réponse automatique.

Remarque : Lorsque vous créez une réponse automatique, assurez-vous que le corps du texte ne dépasse pas 30-40 caractères par ligne. Vous pouvez également créer un texte sans retour à la ligne. En effet certains serveurs de messagerie tronquent la ligne à 30-40 caractères. Si votre texte est plus long et contient un retour à la ligne, votre message sera tronqué de la sorte :

Exemple :

Ceci est une longue ligne de texte avec un retour à la ligne à la fin. Cela semble très bien dans mon éditeur

Ceci est la ligne suivante

Pourraient ressembler à cela:

Ceci est une longue ligne de texte avec un retour à la ligne à la fin. Cela semble

très bien dans mon

éditeur

Ceci est la ligne suivante

Ainsi, beaucoup de Newsletters que vous recevez sont formatés pour éviter cela.