Configuration des disclaimers
Pour ajouter un disclaimer à vos emails sortants, aller sur le nœud disclaimer dans la configuration de GFI MailEssentials. Vous pouvez ajouter différents disclaimers pour différents domaines et utilisateurs.
Capture d'écran 62- Ajout de disclaimer
Pour ajouter un disclaimer :
1. Sélectionner le nœud Email management > Disclaimer dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials. Cliquez droit et choisissez New > Disclaimer.
Capture d'écran 63 - Sélection d'un disclaimer par domaine ou par utilisateur
2. Maintenant vous pouvez préciser si vous voulez ajouter un disclaimer selon l'utilisateur ou le domaine. Si vous choisissez le domaine, vous pouvez choisir le domaine approprié à partir d'une liste de domaines configurés. Un disclaimer sera ajouté à tous les emails envoyés A PARTIR de ce domaine. Si vous choisissez l'utilisateur, vous pouvez préciser un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs et le disclaimer sera ajouté SEULEMENT aux courriers envoyés PAR cet utilisateur ou groupe d'utilisateurs.
Capture d'écran 64 - Sélection de l'utilisateur ou du groupe, auxquels le disclaimer s'appliquera
3. Si vous avez choisi un disclaimer basé sur utilisateur, vous devez préciser l'utilisateur. Si vous avez installé GFI MailEssentials en mode Active directory, vous pourrez choisir les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs directement dans la liste Active Directory. Si vous n'avez pas installé GFI MailEssentials en mode Active Directory, vous devez préciser l'email SMTP de l'utilisateur.
Capture d'écran 65 - Ajouter un disclaimer à un domaine
4. Si vous choisissez un disclaimer de domaines, vous devez préciser le domaine. Notez que le disclaimer ne sera ajouté que si le domaine précisé est apparent dans l'adresse de l'émetteur ! Si vous utilisez des adresses électroniques multiples avec des domaines différents, ajoutez le disclaimer à chaque domaine utilisé.
5. Le nouveau disclaimer sera ajouté dans le panneau de droite. Vous pouvez maintenant double cliquer sur un disclaimer pour afficher ses propriétés.
6. Vous pouvez préciser à quel endroit doit venir s'insérer le disclaimer dans votre message : en haut ou en bas. Vous pouvez également changer le courrier auquel le disclaimer est ajouté, en cliquant sur le bouton Select, sélectionner, et en choisissant l'utilisateur/groupe ou le domaine.
7. Vous pouvez maintenant créer votre disclaimer. Vous avez la possibilité de créer un disclaimer au format texte et un autre au format HTML. Pour éditer un disclaimer au format HTML, cliquez sur Edit HTML, l'éditeur HTML apparaît. Saisissez maintenant votre disclaimer. Vous pouvez insérer des variables en utilisant le menu d'insertion Insert. Vous pouvez formater le texte et les variables en utilisant le menu de formatage. Les variables sont des champs, qui seront remplacés par le vrai nom de destinataire ou d'expéditeur dans l'email. Vous pouvez inclure les champs suivants dans le texte du disclaimer: [Nom du destinataire], [adresse email du destinataire], [date], [nom de l'expéditeur] et [adresse email de l'expéditeur].
Une fois prêt, cliquez sur Close pour terminer. Ceci ajoutera le disclaimer à la boîte de dialogue des propriétés du disclaimer.
Capture d'écran 66 - Editeur de disclaimer
8. Vous pouvez inclure une version texte de votre disclaimer (pour les emails texte uniquement) directement depuis la boîte de dialogue des propriétés des disclaimers. Insérez simplement le texte dans le champ d'édition du disclaimer. Vous pouvez également insérer des variables préétablies depuis l'option Variable.
Capture d'écran 67 - Inclure des variables dans votre disclaimer
9. Si vous le souhaitez vous pouvez importer ou exporter un disclaimer en utilisant les boutons Import et Export.
10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
REMARQUE : Les variables relatives au nom du destinataire et à l'adresse email du destinataire seront remplacées seulement si le courrier est envoyé à un unique destinataire. Si le message est envoyé à des destinataires multiples, la variable sera alors remplacée par recipients.
