Configurazione dell'archiviazione di fax

La funzione di archiviazione permette di archiviare tutti i fax ricevuti ed inviati, consentendo di conservare una cronologia delle proprie comunicazioni fax. GFI FAXmaker presenta 2 metodi di archiviazione: uno è l'invio di una copia di tutti i fax ad una soluzione di archiviazione di posta elettronica (via email); l'altro è l'archiviazione diretta in un database. Il vantaggio del primo metodo consiste nel fatto che è possibile permettere agli utenti di cercare i fax nello stesso modo in cui ricercano le email.

GFI MailArchiver for Exchange

Com'è ovvio, GFI FAXmaker funziona molto bene con GFI MailArchiver for Exchange. Quest'ultimo è una soluzione per l'archiviazione della posta elettronica facile da usare, che consente di archiviare la posta interna ed esterna su un database SQL. Si può fornire agli utenti un accesso facile e centralizzato alle email passate, servendosi di un'interfaccia di ricerca basata sul web.

Il risparmio in termini di spazio è notevole. Archiviando la posta in un database SQL e comprimendo gli allegati, GFI MailArchiver for Exchange è in grado di archiviare la posta con una percentuale fino al 70% più efficace degli archivi di Exchange o dei file PST. GFI MailArchiver agevola inoltre il backup e il ripristino di Exchange: dato che tutta la posta viene archiviata all'esterno, in un normale database SQL, non ci si dovrà più preoccupare del ripristino degli archivi di Exchange, che spesso sono difettosi. Gli utenti non devono più archiviare e gestire file PST locali, in quanto tutta la posta è archiviata a livello centrale.

È inoltre possibile avvalersi di altre soluzioni di archiviazione della posta: è quasi certo che supporta il reperimento delle email da archiviare da una casella di posta e che consente agli utenti di ricercare i fax mediante l'interfaccia compresa nella soluzione di archiviazione.

Archiviazione in una soluzione di archiviazione della posta elettronica

Per archiviare tramite la posta, procedere come segue:

Schermata 80 - Archiviazione in un pacchetto di archiviazione di email

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nodo "Archiviazione" della configurazione di GFI FAXmaker e selezionare Proprietà. In questo modo viene visualizzata la finestra di dialogo delle proprietà dell'Archiviazione.

2. Nella scheda "Archiviazione della posta" selezionare i fax che si desidera archiviare. Si possono archiviare i fax ricevuti, inviati e non riusciti.

3. Specificare l'indirizzo email al quale inviare i fax. Il corpo dell'email comprende il rapporto di trasmissione e il fax in allegato. Se è installato il modulo OCR , i fax ricevuti includono nel corpo il risultato OCR. Per i fax inviati, il testo convertito nella copertina viene incluso nel rapporto di trasmissione. Questo consente una ricerca dei fax agevole.

4. Specificare in quale formato si desidera archiviare i fax. Il formato consigliato è quello PDF, poiché la maggior parte degli utenti è munita di un visualizzatore PDF. Fare clic su OK.

Archiviazione direttamente in un database

Nota: tale funzione può occupare notevole spazio sul disco; se ne tenga conto quando si imposta il proprio server database.

Schermata 81 - Proprietà dell'archiviazione

Per archiviare i fax in un database, procedere come segue:

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nodo "Archiviazione" della configurazione di GFI FAXmaker e selezionare Proprietà. In questo modo viene visualizzata la finestra di dialogo delle proprietà dell'Archiviazione.

2. Nella scheda "Archiviazione in database", selezionare l'opzione "Abilita l'archiviazione" abilitare l'archiviazione di fax.

Schermata 82 - Configurazione del database

3. Fare clic su "Imposta database" per configurare il database che dovrà contenere i fax archiviati. Nella finestra di dialogo della configurazione del Database è possibile scegliere tra Microsoft SQL o Microsoft Access. Benché sia possibile archiviare la posta in un file database di access, ciò non è molto pratico, se si considera la quantità di dati che verranno archiviati.

Nota: l'archiviazione di FAXmaker richiede l'abilitazione di una modalità di autenticazione mista sul server SQL.

4. Se si seleziona Microsoft Access, specificare il nome del file e locazione. Accertarsi di avere molto spazio disponibile sul disco!

5. Se si seleziona SQL/MSDE, indicare il nome del server e le credenziali. GFI FAXmaker crea automaticamente un database denominato FAXmakerArchive (Archivio FAXmaker), in cui viene creata una serie di tabelle.

Nota: se si seleziona MSDE, il database ha un limite di 2 gigabyte.