Configurazione delle risposte automatiche

1. Evidenziare il nodo `Email management > Auto replies' (Gestione delle email > Risposte automatiche) nel pannello di configurazione di GFI MailEssentials. Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare `New > Auto reply' (Nuova > Risposta automatica).

2. Immettere l'indirizzo email per il quale si desidera creare una risposta automatica. Questo comporta che, per ogni email inviata da questo indirizzo email, per esempio, sales@company.com, verrà inviata una risposta automatica. Fare clic su `OK'. Appare quindi la finestra di dialogo delle opzioni di risposta automatica.

3. Sulla parte superiore di questa finestra di dialogo è possibile specificare anche un oggetto che la posta deve contenere per attivare la risposta automatica. Quest'azione è facoltativa. Per abilitare questa azione, specificare un oggetto nella casella `And subject contains' (E l'oggetto contiene).

4. Ora si deve specificare il testo della risposta automatica: immettere il testo che si desidera inviare. Per importare un file di testo, fare clic su `Import...' (`Importa...'). Se si desidera includere un allegato, fare clic su `Add...' (Aggiungi...) e selezionare il file che si desidera inviare.

5. È possibile personalizzare la risposta automatica aggiungendo delle variabili. Per farlo, fare un clic su 'Variable' (Variabile). Sono disponibili i seguenti campi:

`Date Field:' (Campo data): Inserisce la data di trasmissione dell'email.

`From Email Field:' (Campo email da): Inserisce l'indirizzo email del mittente.

`From Name Field:' (Campo nome da:) Inserisce il nome del mittente.

`Subject Field:' (Campo oggetto:) Inserisce l'oggetto dell'email.

`To Email Field:' (Campo email a:) Inserisce l'indirizzo email del destinatario.

`To Name Field' (Campo nome a:) Inserisce il nome del destinatario.

`Tracking Number:' (Numero di rintracciabilità:) Inserisce il numero di rintracciabilità.

Selezionare la variabile o le variabili che si desidera inserire e fare clic su OK.

6. Quando si è predisposta la risposta automatica fare clic su OK per attivarla.

Altre opzioni:

`Generate Tracking Number in subject:' (Genera numero di rintracciabilità nell'oggetto:) Attivare questa opzione se si desidera che la risposta automatica contenga un numero di rintracciabilità nell'oggetto. Il numero di rintracciabilità può essere utilizzato come punto di riferimento per il destinatario e per la società. Il numero di rintracciabilità viene aggiunto alla risposta automatica ed anche all'oggetto del messaggio di posta originale. Pertanto, se si indirizza la posta verso una cartella pubblica, è possibile cercare facilmente l'email di un cliente sulla base del numero di rintracciabilità.

`Include e-mail sent:' (Includi email inviate:) Attivare questa opzione se si desidera che la risposta automatica contenga il testo dell'email ricevuta.

Risposta automatica da: È' possibile specificare un indirizzo email dal quale inviare la risposta automatica.

Oggetto della risposta automatica: È' possible specificare un oggetto fisso per la risposta automatica.

Nota: quando si crea il testo della risposta automatica, assicurarsi che ciascuna riga comprenda non più di 30-40 caratteri. In alternativa, non comprendere `a capo' (carriage return). Questo perché alcuni server di posta meno recenti troncano la riga a 30-40 caratteri. Se il testo è più lungo e comprende un a capo alla fine della riga, il messaggio viene troncato come segue:

Questa è una lunga riga di testo con un a capo alla fine. Sembra a posto nel mio editor.