Configurazione delle declinazioni di responsabilità

Per aggiungere dichiarazioni alla posta in uscita, andare sul nodo "Disclaimer" (Declinazione di responsabilità) del pannello di configurazione di GFI MailEssentials. E' possibile aggiungere declinazioni di responsabilità diverse per domini e utenti differenti.

Schermata 62 - Aggiunta di una declinazione di responsabilità

Per aggiungere una declinazione di responsabilità, procedere come segue:

1. Evidenziare il nodo "Email management > Disclaimer (Gestione email > Declinazione di responsabilità)" nella configurazione di GFI MailEssentials. Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare New > Disclaimer (Nuova > Declinazione di responsabilità).

Schermata 63 - Selezione della declinazione di responsabilità per utente o dominio

2. Si può ora specificare se si desidera aggiungere una declinazione di responsabilità in base all'utente o al dominio. Se si seleziona "dominio", è possibile scegliere il dominio opportuno dall'elenco di domini configurati. Tutte le email inviate DA quel dominio conterranno la declinazione di responsabilità. Se si seleziona "utente", si può specificare un utente o un gruppo di utenti e la declinazione di responsabilità verrà aggiunta UNCAMENTE alla posta inviata DA quell'utente o gruppo di utenti.

Schermata 64 - Selezione dell'utente o del gruppo cui verrà applicata la declinazione di responsabilità in base all'utente

3. Se si seleziona una declinazione di responsabilità basata sull'utente, è necessario specificare l'utente. Se GFI MailEssentials è installato in modalità Active Directory, è possibile selezionare gli utenti o gruppi di utenti direttamente da Active Directory. Se non è installato in modalità Active Directory, va indicato l'indirizzo email SMTP dell'utente.

Schermata 65 - Indicazione del dominio per una declinazione di responsabilità basata sul dominio

4. Se si seleziona una declinazione di responsabilità basata sul dominio, è necessario specificare il dominio. Va notato che la declinazione di responsabilità è aggiunta soltanto se l'indirizzo specificato nell'email include il dominio indicato! Se si utilizzano più indirizzi email con domini diversi, impostare le declinazioni di responsabilità per tutti i domini utilizzati.

5. Nel pannello di destra viene aggiunta una nuova declinazione di responsabilità. È ora possibile fare doppio clic sulla declinazione di responsabilità per accedere alla finestra delle sue proprietà.

6. Si può specificare se la declinazione di responsabilità deve essere riportata alla fine del messaggio oppure all'inizio, avvalendosi delle opzioni "inizio/fine" del pulsante di scelta "Position" ("Posizione"). È inoltre possibile modificare l'email cui è aggiunta la declinazione di responsabilità, facendo clic sul pulsante Select (Seleziona) e scegliendo l'utente/gruppo o il dominio.

7. È ora possibile creare la propria declinazione di responsabilità. È possibile creare la declinazione di responsabilità sia in formato HTML sia di solo testo. Al fine di creare una declinazione di responsabilità in HTML, fare clic su Edit HTML (Modifica HTML) per accedere all'editor HTML di declinazione di responsabilità. Inserire quindi la propria declinazione di responsabilità. Si possono inserire delle variabili tramite il menu Insert (Inserisci). È possibile formattare testo e variabili utilizzando la barra degli strumenti di formattazione in alto nella pagina. Le variabili sono campi il cui contenuto, nell'email, è sostituito dal nome del vero destinatario o mittente. Nel testo di una declinazione di responsabilità è possibile inserire i seguenti campi: [recipient display name], [recipient email address], [date], [sender display name] e [sender email address] ([nome destinatario visualizzato], [indirizzo email del destinatario], [data], [nome mittente visualizzato] e [indirizzo email del mittente]).

Quando si è pronti, fare clic su Close (Chiudi). La dichiarazione è aggiunta alla finestra di dialogo delle proprietà della declinazione di responsabilità.

Schermata 66 - L'editor di declinazione di responsabilità

8. È possibile includere una versione della declinazione di responsabilità basata su testo (soltanto per email di testo normale) direttamente dalla finestra di dialogo delle proprietà della declinazione di responsabilità. Inserire il testo direttamente nel campo di modifica Text Disclaimer (Declinazione di responsabilità in formato testo). È possibile inserire delle variabili con il pulsante Variable (Variabile).

Schermata 67 - Inclusione di variabili nella declinazione di responsabilità

9. È possibile importare oppure esportare la declinazione di responsabilità avvalendosi dei pulsanti "Import (Importa)" e "Export (Esporta)".

10. Fare clic su OK per uscire dalla finestra di dialogo.

NOTA: le variabili "nome del destinatario visualizzato" e "indirizzo email del destinatario" vengono sostituite soltanto se la posta è inviata a un unico destinatario. Se l'email è inviata a più destinatari, la variabile è sostituita da "recipients" ("destinatari").