Configurazione delle risposte automatiche
Finestra di dialogo delle proprietà di risposta automatica.
Per creare una risposta automatica procedere come segue:
1. Selezionare la sezione `Auto replies' (Risposte automatiche) nel pannello di Configurazione di GFI MailEssentials. Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare `New > Auto reply' (Nuova > Risposta automatica).
Creazione di una nuova risposta automatica.
2. Immettere l'indirizzo di e-mail per il quale si desidera creare una risposta automatica. Questo comporta che per ogni e-mail inviata da questo indirizzo di e-mail, per esempio sales@company.com, viene trasmessa una risposta automatica. Fare clic su OK.
3. Una nuova risposta automatica, dopo l'indirizzo di e-mail specificato, viene compresa nel pannello a destra. Ora è possibile fare doppio clic sulla risposta automatica per visualizzare la finestra delle opzioni di risposta automatica.
4. Sulla parte superiore di questa finestra di dialogo è possibile specificare anche un soggetto che la posta deve includere per attivare la risposta automatica. Questa è un'azione opzionale. Per abilitare questa azione, specificare un oggetto nella casella `And subject contains'.(E contenuto dell'oggetto).
5. Ora si deve specificare il testo della risposta automatica: Immettere il testo che si desidera inviare. Per importare un file di testo, fare clic su Import text file (Importa file di testo). Se si desidera includere un allegato, fare clic su `Add Attachment and' (Aggiungi allegato e) e selezionare il file che si desidera inviare.
6. È possibile personalizzare la risposta automatica aggiungendo variabili. Per fare questo, fare un clic su 'Variable' (Variabile). Sono disponibili i seguenti campi:
Finestra di dialogo Variabili.
Date Field (Campo data): Inserisce la data di trasmissione dell'e-mail.
From Email Field (Campo e-mail da): Inserisce l'indirizzo di e-mail del mittente.
From Name Field (Campo nome da): Inserisce il nome del mittente.
Subject Field (Campo oggetto): Inserisce l'oggetto dell'e-mail.
To Email Field (Campo e-mail A:): Inserisce l'indirizzo di e-mail del destinatario.
To Name Field (Campo nome A:): Inserisce il nome del destinatario.
Tracking Number (Numero di rintracciabilità): Inserisce il numero di rintracciabilità.
Selezionare la o le variabili che si desidera inserire e fare clic su OK.
7. Quando si è preparata la risposta automatica fare clic su OK per attivarla.
Altre opzioni:
Generate Tracking Number in subject (Genera numero di rintracciabilità nell'oggetto): Attivare questa opzione se si desidera che la risposta automatica comprenda un numero di rintracciabilità nel soggetto. Il numero di rintracciabilità può essere utilizzato come punto di riferimento per il destinatario e per la società. Il numero di rintracciabilità viene aggiunto alla risposta automatica e anche al soggetto della posta originale. Pertanto, se si indirizza la posta verso una cartella pubblica, è possibile cercare facilmente l'e-mail di un cliente sulla base del numero di rintracciabilità.
Include e-mail sent (Includi e-mail trasmessa): Attivare questa opzione se si desidera che la risposta automatica comprenda il testo dell'e-mail ricevuta.
Nota: Quando si crea il testo della risposta automatica, assicurarsi che ciascuna riga comprenda non più di 30-40 caratteri. In alternativa, non includere a capo (carriage return). Questo perché alcuni server di posta meno recenti troncano la riga a 30-40 caratteri. Se il testo è più lungo e comprende un a capo alla fine della riga, il messaggio viene troncato come segue:
Esempio:
Lunga riga di testo con un a capo alla fine. Sembra a posto nel mio editor.
Questa è la riga seguente
Potrebbero diventare:
Lunga riga di testo con un a capo alla fine. Sembra
a posto nel mio
editor
Questa è la riga seguente
Per evitare questo, molte newsletter che si ricevono sono formattate.
